Büro-Unterhaltsreinigung: was zum Leistungsumfang gehört und was nicht

Das Wichtigste in Kürze

• Die laufende Büroreinigung umfasst wiederkehrende Arbeiten an Mobiliar, Abfall und Bodenbelägen nach festgelegten Zeitabständen, meist werktäglich oder wöchentlich.

• Grundreinigung, Baufeinreinigung und Versiegelung sind eigene Leistungsarten mit eigenem Ziel und eigener Beauftragung und laufen nicht nebenbei mit.

• Sonderreinigung betrifft außergewöhnliche Verschmutzungen wie Kaugummi, Graffiti oder Klebstoffreste auf Glas und wird üblicherweise als Einzelauftrag vergeben.

• Verbrauchsmaterial, Geschirr und Bürotechnik bleiben in Angeboten regelmäßig offen und gehören vor Vertragsschluss geklärt.

• Ausgeführt wird, was in Leistungsbeschreibung und Reinigungsplan steht; Zusatzarbeiten gehören vorab schriftlich nach Umfang und Termin fixiert.

Unterhaltsreinigung im Büro: Ziel und laufende Arbeiten

Die laufende Büroreinigung deckt Arbeiten ab, die sich in festgelegten Zeitabständen wiederholen: Abfall entfernen, Mobiliar und Sanitäreinrichtungen vom anfallenden Schmutz befreien, Bodenbeläge pflegen. Ziel ist ein optisch gutes Bild im Alltag. Nebenbei trägt sie zur Hygiene, zum Werterhalt des Gebäudes und zur Sicherheit der Nutzer bei.

Fachlich heißt diese Leistungsart Unterhaltsreinigung, im Angebot steht manchmal auch laufende Reinigung. Gemeint ist dasselbe.

Einmal im Jahr das Angebot prüfen, sonst nichts: So stellen sich die meisten Verantwortlichen eine funktionierende Büroreinigung vor. Das klappt nur, wenn vorher feststeht, welche Arbeiten dauerhaft laufen und welche jedes Mal einzeln beauftragt werden müssen. Sonst landet jede Abweichung als Beschwerde auf Ihrem Schreibtisch, und Sie müssen beim Dienstleister nachfragen, was eigentlich bestellt wurde.

Wichtig für den Vergleich: Die laufende Reinigung hält einen Zustand. Sie stellt ihn nicht wieder her. Alles, was einen bereits festgefahrenen Zustand korrigiert, ist eine andere Leistungsart.

Böden, Mobiliar und Abfall als Daueraufgaben

Drei Arbeitsbereiche bilden den Kern: die regelmäßige Entfernung laufend anfallender Verschmutzungen auf Mobiliar sowie Sanitär- und Einrichtungsgegenständen, die Abfallentsorgung an Arbeitsplätzen, in Sanitärräumen und Teeküchen samt Zusammenführen an der Sammelstelle, und die laufende Pflege der Bodenbeläge.

Laufende Pflege meint den Schmutz, der sich noch nicht festgesetzt hat: Staub, Streusalzreste im Winter, Krümel unter dem Besprechungstisch.

Der Abfall ist der Punkt, an dem Beschwerden zuerst entstehen. Prüfen Sie deshalb im Angebot, ob auch das Zusammenführen an der Sammelstelle beschrieben ist, nicht nur das Leeren der Körbe am Platz. Fehlt dieser Halbsatz, stehen die vollen Säcke abends im Flur.

Was dagegen haftet, eingetreten ist oder als alter Pflegefilm auf dem Belag liegt, gehört nicht in den laufenden Takt. Dafür gibt es die Grundreinigung, weiter unten im Text.

Sanitärräume und Teeküche im laufenden Betrieb

In Sanitärräumen und Teeküchen laufen dieselben Daueraufgaben: Sanitär- und Einrichtungsgegenstände vom anfallenden Schmutz befreien, Abfall entfernen, Böden pflegen. Das Ergebnis bemerken Ihre Kollegen nicht als Leistung, sondern als Abwesenheit von Ärger.

Wer früh ins Büro kommt, erkennt den Unterschied vor dem ersten Kaffee: trockene Böden, leere Papierkörbe mit frischem Beutel, kein Grauschleier auf der Glastür zum Flur, kein Geruch aus der Küche.

Eine Grenze zieht sich hier mitten durch den Raum. Die Reinigung der Spüle gehört zu den laufenden Arbeiten am Mobiliar und an der Einrichtung. Ob jemand das Geschirr der Kollegen spült und ob der Seifenspender aufgefüllt wird, ist damit nicht automatisch beantwortet. Beide Punkte stehen im Abschnitt zu den Graubereichen.

Intervalle und Reinigungsplan: was werktäglich und was wöchentlich läuft

Der Takt ist kein Zufall und keine Frage des guten Willens. Ausgeführt wird, was in Leistungsbeschreibung und Reinigungsplan steht, so hält es zum Beispiel ein ausgewertetes Leistungsverzeichnis einer Kommune fest. Die Tätigkeiten wiederholen sich nach festgelegten Zeitabständen, üblicherweise werktäglich oder wöchentlich.

Für Sie heißt das: Ohne Reinigungsplan haben Sie keinen Maßstab, an dem Sie eine Beschwerde messen können.

Wer das Thema Reinigung neben dem Tagesgeschäft betreut, muss gegenüber der Geschäftsführung begründen können, warum eine Position zusätzlich kostet. Das gelingt leichter, wenn Sie vor der Ausschreibung selbst festlegen, welche Arbeit in welchem Takt laufen soll. Dann verhandeln Sie über Frequenzen statt über Gefühle.

Nutzen Sie das folgende Raster als leere Vorlage und tragen Sie Ihre eigenen Flächen ein, bevor Sie Angebote anfordern:

• Werktäglicher Takt: Welche Flächen und Arbeiten sollen an jedem Arbeitstag laufen? Typisch sind Abfall, Sanitärräume, stark genutzte Verkehrswege.

• Wöchentlicher Takt: Was reicht einmal pro Woche? Etwa Mobiliarflächen in selten genutzten Räumen oder Böden in Archiv und Lager.

• Größere Abstände: Was soll in längeren Zeitabständen laufen und wird gesondert vereinbart? Hier stehen Grundreinigung und vergleichbare Arbeiten.

• Nachweis: Wo wird abgezeichnet, wer sieht den Plan, an wen melden Sie Abweichungen?

Nicht enthalten: Grundreinigung, Baufeinreinigung und Versiegelung

Diese drei Arbeiten laufen nicht nebenbei mit. Bei der Grundreinigung werden haftende Verschmutzungen und abgenutzte Pflegefilme entfernt, also Rückstände, die das Aussehen der Oberfläche beeinträchtigen. Sie wird in größeren Zeitabständen durchgeführt, der Zeitpunkt lässt sich vertraglich vereinbaren oder als Sonderreinigung festlegen.

Die Baufeinreinigung kennen Sie vielleicht als Bauschlussreinigung oder Erstreinigung. Sie findet nach Fertigstellung von Neubau-, Umbau- oder Renovierungsarbeiten statt. Ergebnis sind Oberflächen ohne Handwerkerschmutz wie Mörtel-, Gips- und Lackspritzer oder Bohrstaub, dazu ohne Schutzfolien und Etiketten.

Planen Sie einen Umzug oder eine Renovierung, ist das eine eigene Position und kein Fall für das Monatsangebot.

Die Versiegelung ist ein Schutzfilm auf der Oberfläche. Sie schützt den Belag vor mechanischer Beanspruchung und erleichtert die nachfolgende laufende Reinigung, setzt aber eine Grundreinigung oder Baufeinreinigung voraus. Lassen Sie sich nach solchen Arbeiten ein Protokoll geben, aus dem hervorgeht, welche Produkte und Pflegemittel aufgetragen wurden. Beim nächsten Anbieterwechsel ist dieses Blatt Papier Gold wert.

Der häufigste Einwand in dieser Lage lautet: Wenn so vieles nicht enthalten ist, wofür zahle ich dann eigentlich monatlich? Für das Halten des Zustands. Die Grundreinigung stellt ihn wieder her, und je besser der laufende Takt greift, desto später wird sie fällig.

Sonder- und Zwischenreinigung: Arbeiten mit eigenem Auftrag

Zwischen laufender Reinigung und Grundreinigung liegen zwei Zwischenstufen. Die Zwischenreinigung ist eine Intensivreinigung mit dem Ziel, den Zeitpunkt der Grundreinigung hinauszuschieben und die Optik zu verbessern. Die Teilflächenreinigung beschränkt sich auf Fußbodenflächen, die durch starke Frequentierung optisch gelitten haben, mit demselben Zweck.

Die Sonderreinigung entfernt außergewöhnliche Verschmutzungen, die im Umfang der laufenden Reinigung nicht enthalten sind. Die gängige Ausschreibungsvorlage für Verwaltungs- und Bürogebäude nennt dafür Absatzstriche, Graffiti, Filzstift- und Kaugummiverschmutzungen, außergewöhnlich hohe Verschmutzungen in einzelnen Räumen sowie das Entfernen von Bemalungen, Folien und Klebstoffresten von Glasflächen. Auch die Reinigung von Computeranlagen und die Innenreinigung von Kühlschränken zählen dazu.

Solche Arbeiten werden üblicherweise als Einzelaufträge vergeben.

Damit haben Sie die Sortierung, die Sie für den Vergleich brauchen:

• Laufende Reinigung (Unterhaltsreinigung): wiederkehrende Arbeiten nach festgelegten Zeitabständen, Ziel ist das optisch gute Bild im Alltag. Beauftragung über den laufenden Vertrag.

• Zwischenreinigung: Intensivreinigung, um die Grundreinigung hinauszuschieben und die Optik zu verbessern. Gesondert zu vereinbaren.

• Teilflächenreinigung: beschränkt auf stark frequentierte Bodenflächen, gleicher Zweck. Gesondert zu vereinbaren.

• Grundreinigung: entfernt haftende Verschmutzungen und abgenutzte Pflegefilme, läuft in größeren Zeitabständen. Zeitpunkt vertraglich vereinbaren oder als Sonderreinigung beauftragen.

• Baufeinreinigung: nach Neubau, Umbau oder Renovierung, Oberflächen frei von Handwerkerschmutz, Folien und Etiketten. Eigener Auftrag.

• Sonderreinigung: außergewöhnliche Verschmutzungen, von Kaugummi bis Klebstoffrest auf Glas. In der Regel Einzelauftrag.

Graubereiche: Verbrauchsmaterial, Geschirr und Bürotechnik

Hier entsteht in der Praxis der meiste Ärger, weil Angebote diese Punkte oft offenlassen. Fünf Themen sollten Sie vor der Ausschreibung ausdrücklich abfragen: Verbrauchsmaterial, Schreibtischflächen, Geschirr, Geräte und Technik sowie Zugang und Schlüssel. Keines davon klärt sich von selbst, und jedes landet sonst als Rückfrage bei Ihnen.

Beim Verbrauchsmaterial lohnt eine feine Unterscheidung. Auffüllen und Beschaffen können verschiedenen Parteien zugewiesen sein, so hält es ein ausgewertetes kommunales Leistungsverzeichnis fest. Fragen Sie beides getrennt ab: Wer kauft Seife, Papier und Müllbeutel ein, und wer füllt sie nach?

Beim Geschirr wird es rechtlich unübersichtlich. Der Rahmentarifvertrag der Branche zählt in der Beschreibung der Lohngruppe 1 auch Gebäudeeinrichtungen und Ausstattungen in Räumen zu den zu reinigenden Gegenständen, womit Geschirr in einer Betriebskantine erfasst sein kann. Das Landesarbeitsgericht Saarland hat für Geschirr in einer Krankenhausspülküche anders entschieden. Für Sie heißt das vor allem eines: Verlassen Sie sich nicht auf eine allgemeine Einordnung, sondern halten Sie die Zuständigkeit für Tassen und Spülmaschine im eigenen Vertrag fest.

Bürotechnik ist dagegen klar zugeordnet. Die Reinigung von Computeranlagen zählt zur Sonderreinigung, ebenso die Innenreinigung von Kühlschränken. Wenn Sie beides regelmäßig wollen, muss es als eigene Position in die Ausschreibung.

Schreibtischflächen und Zugang klären Sie am besten gleich mit: Was passiert mit Flächen, auf denen Unterlagen liegen, und wie kommt die Reinigungskraft abends ins Haus?

• Verbrauchsmaterial: Beschaffung und Auffüllen getrennt zuweisen, inklusive Müllbeutel und Papier.

• Schreibtischflächen: Regel festlegen, wie mit belegten Flächen umgegangen wird, etwa freie Flächen wischen, Unterlagen nicht bewegen.

• Geschirr und Spülmaschine: ausdrücklich festhalten, ob und in welchem Umfang das zur Leistung gehört.

• Geräte und Technik: Computeranlagen, Bildschirme, Kühlschrankinnenraum als eigene Position mit Intervall benennen.

• Zugang und Schlüssel: Übergabe, Hinterlegung, Alarmanlage und Ansprechpartner für Störungen regeln.

Vor dem Angebotsvergleich: Umfang und Zusatzarbeiten schriftlich klären

Legen Sie vor der Anfrage drei Dinge fest: welche Arbeiten in welchem Takt laufen sollen, welche Leistungsarten Sie zusätzlich erwarten, und wer die Graubereiche übernimmt. Erst dann vergleichen Sie Angebote, die dasselbe beschreiben. Ohne diese Vorarbeit vergleichen Sie Monatsbeträge mit unterschiedlichem Inhalt.

Für Zusatzarbeiten gibt es ein einfaches Vorbild aus einem ausgewerteten Leistungsverzeichnis: Sonderleistungen werden dort vor der Ausführung schriftlich nach Umfang und Termin festgelegt. Übernehmen Sie das für Ihren eigenen Vertrag, dann gibt es später keine Diskussion über Nachträge, die niemand bestellt hat.

Nehmen Sie den Ansprechpartner mit in dieselbe Zeile. Ein Name, eine Nummer, eine Vertretungsregel bei Krankheit: Das entscheidet im Alltag häufiger über Ihre Zufriedenheit als jede Position im Leistungsverzeichnis.

Das Wichtigste in Kürze, bevor Sie Angebote anfordern:

• Laufende Reinigung hält einen Zustand: Mobiliar, Abfall, Bodenpflege, in festem Takt.

• Grundreinigung, Baufeinreinigung und Versiegelung stellen Zustände wieder her oder schützen sie und brauchen eigene Vereinbarungen.

• Zwischen- und Teilflächenreinigung schieben die Grundreinigung hinaus, Sonderreinigung deckt Ausnahmefälle als Einzelauftrag ab.

• Verbrauchsmaterial, Geschirr und Technik vorab zuweisen, sonst entstehen genau dort die Beschwerden.

• Zusatzarbeiten vor der Ausführung schriftlich nach Umfang und Termin festhalten.

• Mit dieser Liste in der Hand fordern Sie Angebote an, die sich tatsächlich vergleichen lassen.