Ausschreibung der Büroreinigung: Ablauf von der Vorbereitung bis zum Start im Objekt

Das Wichtigste in Kürze

• Halten Sie vor dem Versand schriftlich fest, warum Sie ausschreiben und was besser werden soll; angestrebte Kosten- oder Qualitätsziele gehören bereits in die Unterlagen.

• Das Unterlagenpaket besteht aus Verfahrensangaben, Leistungsbeschreibung, Objektdaten und Beistellungen, Anforderungen an die Bieter, Bewertungsmaßstab und Vertragsbedingungen.

• Planen Sie feste Termine: Versand, Objektbesichtigung, Ende der Rückfragen, Abgabetermin, Prüfzeit, Vertragsgespräch, Übergabe und erster Reinigungstag.

• Die Reihenfolge am Ende entscheidet: erst Angebote prüfen, dann entscheiden, dann den Vertrag verhandeln und unterschreiben, und erst danach den übrigen Anbietern absagen.

• Ob Sie frei anfragen dürfen oder an ein förmliches Vergabeverfahren gebunden sind, bestimmt Form, Fristen, Bekanntmachung und Dokumentation des gesamten Ablaufs.

Anlass und Ziel klären, bevor die erste Anfrage hinausgeht

Schreiben Sie in zwei, drei Sätzen auf, warum Sie ausschreiben und was danach besser sein soll. Diese Begründung brauchen Sie gegenüber der Geschäftsführung, gegenüber den Kolleginnen und Kollegen im Haus und gegenüber den Anbietern. Wer das Ziel benennen kann, formuliert die Unterlagen schärfer und entscheidet später schneller.

Typische Anlässe sind: ein Vertrag läuft aus, es häufen sich Beschwerden über die Sauberkeit, oder die Geschäftsführung will die Leistung am Markt prüfen lassen. Üblich ist, bereits vergebene Reinigungsaufträge in Abständen von ein bis drei Jahren erneut auszuschreiben, um Preisentwicklung und Marktfähigkeit zu prüfen.

Formulieren Sie Ziele so, dass ein Anbieter sie lesen kann. Die Fachliteratur nennt als Beispiel eine Reduktion der Reinigungskosten über eine dreijährige Vertragslaufzeit, aufgeteilt auf die einzelnen Vertragsjahre; ein anderes Beispiel ist eine Steigerung der Kundenzufriedenheit um 5 Prozent im ersten Vertragsjahr. Das sind Muster aus der Quelle, keine Vorgabe für Ihr Haus.

Rechnen Sie ehrlich mit dem Aufwand. Eine Ausschreibung kostet Arbeitszeit, und in den ersten Wochen nach dem Wechsel fällt zusätzliche Abstimmung an: Schlüssel, Zugänge, Alarmanlage, Ansprechpartner.

Dagegen steht der Nutzen, dass Sie nach dem Verfahren schwarz auf weiß wissen, welche Leistung Sie zu welchen Bedingungen einkaufen. Wenn der bisherige Anbieter gut arbeitet und Sie das nur bestätigt haben wollen, reicht oft eine kleinere Anfragerunde statt eines großen Verfahrens.

Privater und öffentlicher Weg: wo sich die beiden Verfahren unterscheiden

Private Unternehmen dürfen frei entscheiden, wen sie anfragen, wie lange die Frist läuft und nach welchen Maßstäben sie auswählen. Öffentliche Auftraggeber sind an Form, Bekanntmachung, Fristen und Dokumentation gebunden. Klären Sie diese Frage zuerst mit Ihrer Rechtsabteilung oder dem Einkauf, denn sie bestimmt den gesamten Projektplan.

Im privaten Weg laden Sie eine überschaubare Zahl von Firmen ein, legen die Eckdaten in einem Begleitschreiben fest und sprechen am Ende mit dem Anbieter Ihrer Wahl über den Vertrag. Sie dürfen nachverhandeln und das Verfahren anpassen. Eine Begründung gegenüber den Bietern ist rechtlich nicht vorgeschrieben; interne Vorgaben Ihres Hauses, etwa aus Einkaufsrichtlinien, können davon abweichen.

Im öffentlichen Verfahren veröffentlichen Sie die Ausschreibung, binden sich an die vorab genannten Ausschluss-, Eignungs- und Zuschlagskriterien und dokumentieren jeden Schritt. Wie weit Sie mit den Bietern sprechen dürfen, hängt von der Verfahrensart ab; welche für Ihren Auftrag gilt, klären Sie mit Ihrer Vergabestelle. Die Vergabeentscheidung wird mitgeteilt.

Gleich bleibt die Sachaufgabe in beiden Wegen.

• Leistung definieren und abgrenzen: Was genau soll wo wie oft gereinigt werden?

• Eignung der Bieter prüfen: Kann die Firma diesen Auftrag fachlich und personell erfüllen?

• Das wirtschaftlichste Angebot auswählen: das mit dem besten Verhältnis von Leistung und Preis.

Für öffentliche Verfahren gilt zusätzlich das jeweils geltende Vergaberecht. Dieser Artikel bleibt bei den Grundzügen und ersetzt keine Rechtsberatung.

Das Unterlagenpaket zusammenstellen: diese Bausteine gehören hinein

Alle Anbieter bekommen dasselbe Paket, sonst sind die Angebote später nicht vergleichbar. Es besteht aus Angaben zum Verfahren, der Beschreibung der Leistung, den Objektdaten, den Anforderungen an die Bieter, dem Bewertungsmaßstab und den vertraglichen Bedingungen. Versenden Sie es als geschlossenes Dokument mit Versionsdatum.

Die einzelnen Bausteine im Klartext:

• Verfahrensangaben: Abgabetermin und Abgabeort, ob Bietergemeinschaften und Teilangebote zugelassen sind, wie Rückfragen gestellt und beantwortet werden, wie lange Sie an das Angebot gebunden sein wollen.

• Leistung: woraus die Leistung bestehen soll, als Leistungsverzeichnis oder über geforderte Mindestarbeitsstunden im Objekt, dazu die Anforderungen an das Ergebnis.

• Objektdaten: Flächen und Raumarten, Zugangszeiten, Besonderheiten wie Serverräume oder Sicherheitsbereiche.

• Anforderungen an die Bieter: Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit, belegt durch Nachweise.

• Bewertungsmaßstab: nach welchen Kriterien Sie die Angebote bewerten, etwa Preis, Qualitäts- und Serviceaspekte.

• Vertragliche Bedingungen: die Spielregeln der späteren Zusammenarbeit, damit sie vor Beginn transparent sind.

Sie müssen das Paket nicht von Null aufbauen. Das RAL-Vergabehandbuch enthält eine Ausschreibungsvorlage für die Unterhaltsreinigung in Verwaltungs- und Bürogebäuden, die Sie als Gerüst nutzen können.

Verschaffen Sie sich im Verfahren Gewissheit, ob ein Bieter den Auftrag auch tatsächlich so erfüllen kann, wie er ihn anbietet. Im öffentlichen Vergabeverfahren ist das eine Pflicht des Auftraggebers, im privaten Weg eine dringende Empfehlung. Ein auf dem Papier gutes Angebot nützt wenig, wenn es später nicht eingehalten wird.

Schreiben Sie einfach und eindeutig. Unklare Begriffe erzeugen Rückfragen während des Verfahrens und Streit im laufenden Vertrag.

Leistungsverzeichnis, Objektdaten, Anlagen: wer liefert welchen Teil

Verteilen Sie die Zulieferungen früh und mit Namen. Das Leistungsverzeichnis und die Intervalle kommen aus dem Office- oder Facility-Bereich, Flächen und Raumpläne aus der Hausverwaltung oder dem technischen Dienst, die Vertragsbedingungen aus Einkauf oder Rechtsabteilung. Ohne feste Zuständigkeit verzögert sich der Versand.

Wie Sie das Leistungsverzeichnis aufbauen, also Zonen, Tätigkeiten, Mengen und Intervalle, steht im Artikel „Leistungsverzeichnis Büroreinigung selbst erstellen: Aufbau, Intervalle, vergleichbare Angebote“.

Regeln Sie in den Unterlagen ausdrücklich, was Sie beistellen und was der Auftragnehmer mitbringt. Ergänzend zur ATV DIN 18299, Abschnitt 4.2, werden unter anderem als besondere Leistungen aufgeführt, also als Arbeiten, die gesondert zu vereinbaren und zu vergüten sind: das Vorhalten von Aufenthalts- und Lagerräumen, wenn Sie keine abschließbaren Räume stellen, das Aus- und Einräumen von Räumen für Grundreinigungen, das Abräumen und Wiederhinstellen von Blumen, Akten und Büchern, das Beseitigen von Verstopfungen in Rohrsystemen sowie das Beseitigen ekelerregender oder außergewöhnlicher Verschmutzungen.

Entscheiden Sie zu jedem dieser Punkte: stellen Sie es bei, oder soll es der Anbieter einpreisen? Schreiben Sie die Antwort in die Unterlagen, dann rechnen alle Bieter mit derselben Grundlage.

Legen Sie außerdem fest, welche Nachweise zum Angebot gehören. Üblich sind Gewerbeanmeldung, Handwerkskarte, Nachweis der Betriebshaftpflicht, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialversicherungsträger und der Berufsgenossenschaft sowie der Nachweis über die Objektbesichtigung. Für mehrere dieser Dokumente gilt die Empfehlung, dass sie nicht älter als sechs Monate sind.

Zeitplan, Fristen und Bieterkreis festlegen

Setzen Sie die Termine rückwärts vom gewünschten ersten Reinigungstag. Zwischen Versand und Angebotsabgabe brauchen die Anbieter Zeit für Besichtigung und Kalkulation, Sie selbst brauchen Prüfzeit, und zwischen Vertragsunterschrift und Start liegt die Übergabe. Halten Sie die Termine in einem Raster fest und schreiben Sie sie in die Unterlagen.

Diese Punkte gehören in den Zeitplan:

• Versand der Unterlagen an den Bieterkreis

• Objektbesichtigung, gegebenenfalls mit zwei Alternativterminen

• Ende der Rückfragefrist

• Abgabetermin und Abgabeort

• Prüfzeit für Ihre Auswertung

• Vertragsgespräch mit dem ausgewählten Anbieter

• Übergabe im Objekt

• erster Reinigungstag

Beim Bieterkreis gilt: genug für den Vergleich, wenig genug für den Aufwand. Drei bis fünf Anbieter sind im privaten Weg eine übliche Größe, weil Sie jedes Angebot ernsthaft prüfen und mit jedem Haus sprechen wollen. Jeder zusätzliche Bieter kostet Sie Prüfzeit und den Firmen eine Kalkulation, die sie wahrscheinlich umsonst machen.

Legen Sie auch fest, wie lange Sie an die Angebote gebunden sein wollen. Läuft die Bindefrist ab, bevor Sie entscheiden, müssen Sie nachfragen, und manche Firma passt dann den Preis an.

Eine elektronische Abwicklung spart Zeit bei der Auswertung und vermeidet Rechenfehler. Für Bieter entfallen Druck- und Versandkosten.

Objektbesichtigung und Rückfragen der Anbieter organisieren

Ohne Besichtigung ist eine belastbare Kalkulation kaum möglich. Legen Sie einen festen Termin fest, führen Sie die Anbieter durch alle Bereiche und lassen Sie die Teilnahme schriftlich bestätigen. Diese Bestätigung verlangen Sie später als Anlage zum Angebot.

Entscheiden Sie bewusst zwischen Sammeltermin und Einzelterminen. Beim Sammeltermin hören alle dieselben Antworten, das spart Ihnen Zeit und sorgt für gleiche Information; dafür sehen sich die Wettbewerber. Einzeltermine sind diskreter, aber Sie müssen dieselbe Auskunft mehrfach geben und darauf achten, dass niemand mehr erfährt als die anderen.

Zeigen Sie das Objekt in dem Zustand, den die Reinigungskraft später vorfindet. Dazu gehören volle Besprechungsräume, benutzte Teeküchen und die Bereiche, die Sie ungern herzeigen: Serverraum, Lager, Treppenhaus im Untergeschoss.

Legen Sie eine Rückfragefrist fest, die vor dem Abgabetermin endet.

Sammeln Sie alle Fragen schriftlich und beantworten Sie sie an alle Bieter gleichzeitig, auch wenn nur einer gefragt hat. So bleibt der Wettbewerb fair, und Sie bemerken Lücken in Ihren eigenen Unterlagen früh genug, um sie für alle zu korrigieren.

Nennen Sie in den Unterlagen eine Person mit Name, E-Mail und Telefonnummer für Rückfragen. Anbieter, die niemanden erreichen, kalkulieren auf Verdacht oder geben gar kein Angebot ab.

Angebote prüfen und sich für einen Anbieter entscheiden (privater Weg)

Prüfen Sie in zwei Durchgängen: zuerst Vollständigkeit und Eignung, dann Leistung und Preis. Fehlt ein geforderter Nachweis, fordern Sie ihn mit kurzer Frist nach. Erst danach lohnt der inhaltliche Vergleich, sonst bewerten Sie Angebote, die am Ende ausscheiden.

Sehen Sie sich an, was hinter der Summe steckt: eingeplante Stunden, Einsatzzeiten, Zahl der Reinigungskräfte, benannte Objektleitung und die Vertretung bei Krankheit und Urlaub. Fragen Sie nach, wenn ein Angebot deutlich weniger Stunden ansetzt als die anderen. Wie Sie die Angebote Position für Position gegenüberstellen, beschreibt der Artikel „Angebote für die Büroreinigung vergleichen: worauf Auftraggeber Zeile für Zeile achten“.

Halten Sie Ihre Bewertung schriftlich fest, auch wenn Sie privat vergeben. Eine einfache Tabelle mit Ihren vorab genannten Kriterien und einer kurzen Begründung je Anbieter genügt. Diese Notiz hilft Ihnen im Vertragsgespräch und beim nächsten Verfahren.

Zum Abschluss der Prüfung steht eine Entscheidung, noch keine Zusage. Entscheiden heißt: Sie wissen, mit welchem Anbieter Sie als Erstes über den Vertrag sprechen, und Sie wissen, wer Ihre zweite Wahl ist.

Vertrag verhandeln und unterschreiben, erst danach den übrigen Anbietern absagen

Halten Sie diese Reihenfolge ein: prüfen, entscheiden, verhandeln, unterschreiben, absagen. Wer zu früh absagt, verliert die Rückfalloption, wenn das Vertragsgespräch scheitert oder der Favorit kurzfristig abspringt. Solange nichts unterschrieben ist, halten Sie den Zweitplatzierten warm, ohne ihm Zusagen zu machen.

Im Vertragsgespräch klären Sie die Punkte, die im Angebot offengeblieben sind: Ansprechpartner auf beiden Seiten, Erreichbarkeit, Vertretungsregelung, Leistungsnachweis, Umgang mit Reklamationen, Schlüssel und Zugänge. Was hineingehört, beschreibt der Artikel „Reinigungsvertrag für die Büro-Unterhaltsreinigung: was hineingehört“.

Prüfen Sie, dass das Angebot und die Leistungsbeschreibung als Anlagen Vertragsbestandteil werden. Sonst ist im Streitfall unklar, ob die besprochenen Intervalle vereinbart sind.

Sagen Sie erst nach der Unterschrift ab, dafür zügig und schriftlich.

Eine kurze Nachricht mit Dank für den Aufwand reicht; eine Begründung sind Sie im privaten Verfahren nicht schuldig, ein Satz dazu hält den Kontakt aber offen. Diese Firmen laden Sie in zwei oder drei Jahren wieder ein.

Öffentliche Ausschreibung in Grundzügen: Bekanntmachung, Formalien, Dokumentation

Beim öffentlichen Weg wird die Ausschreibung veröffentlicht statt direkt versandt, und die Bekanntmachung braucht feste Mindestangaben. Welcher Veröffentlichungsweg und welche Form gelten, richtet sich nach Verfahrensart und Auftraggeber; klären Sie das mit Ihrer Vergabestelle. In Deutschland gehören zu den Wegen Tageszeitungen, amtliche Veröffentlichungsblätter und Fachzeitschriften; der Bund nutzt die elektronische Vergabeplattform evergabe-online.info, und zusätzlich muss eine Ausschreibung zentral über bund.de auffindbar sein.

Diese Angaben gehören in eine öffentliche Bekanntmachung:

• Name und Anschrift des Auftraggebers, einschließlich Vermerk oder Kennwort für den Briefumschlag

• Ausschluss-, Eignungs- und Zuschlagskriterien

• Verfahrensart und Fristen

• Ausführungstermine beziehungsweise Start und Ende der geplanten Vertragslaufzeit

• nachgefragte Leistungen und Reinigungsobjekte mit Reinigungsart, Flächenangabe und Aufteilung in Lose

• Ausführungsort

• Ort und Zeitpunkt von Angebotsabgabe und Angebotsöffnung

• Rechtsmittelbelehrung

Die Vergabeentscheidung ist anschließend öffentlich mitzuteilen. Beim Einladungsverfahren halten Sie Anliegen und Eckdaten der Ausschreibung in einem Begleitschreiben fest.

Dokumentieren Sie jeden Schritt mit Datum: Versand, Rückfragen und Antworten, Teilnehmer der Besichtigung, Eingang der Angebote, Prüfvermerke, Entscheidung. Welche Verfahrensart für Ihren Auftrag gilt und welche Schwellen dabei greifen, klären Sie mit Ihrer Vergabestelle oder juristisch; dieser Artikel ersetzt das nicht.

Übergabe an den neuen Dienstleister und Start im Objekt

Planen Sie zwischen Unterschrift und erstem Reinigungstag eine Übergabephase ein. In dieser Zeit übergeben Sie Schlüssel oder Transponder, klären Alarmcodes und Zugangszeiten, zeigen die Lager- und Aufenthaltsräume und stellen den Ansprechpartner im Haus vor. Fehlt diese Phase, startet der neue Anbieter mit improvisierten Lösungen.

Legen Sie die Übergabepunkte in einer Liste ab und haken Sie sie gemeinsam ab:

• Schlüssel, Transponder, Alarmcode und die Regelung, wer sie verwahrt

• Zugangszeiten je Bereich und gesperrte Räume

• Lagerraum für Material und Geräte, Stromanschluss, Wasserentnahmestelle

• Entsorgungswege im Haus und die Entsorgungsrichtlinien Ihres Unternehmens

• Namen und Erreichbarkeit der Objektleitung sowie Ihres Ansprechpartners

• Reinigungstage und Uhrzeiten, abgestimmt mit Empfang und Haustechnik

Informieren Sie die Belegschaft vor dem ersten Tag kurz per Mail: wer kommt, wann gereinigt wird, an wen Hinweise gehen. Das verhindert Beschwerden, die eigentlich Missverständnisse sind.

Rechnen Sie in den ersten vier bis sechs Wochen mit Nachjustierung, das ist normal. Vereinbaren Sie dafür einen festen Termin mit der Objektleitung, statt Einzelmeldungen zu sammeln. Wie Sie Kontrollen und Mängelmeldungen dauerhaft regeln, beschreibt der Artikel „Qualitätskontrolle in der Büroreinigung“.

Haben Sie die Unterlagen beisammen und wollen jetzt Angebote einholen? Beschreiben Sie Ihr Objekt und lassen Sie sich passende Anbieter aus der Region vorschlagen.