Reinigungsvertrag für die Büro-Unterhaltsreinigung: was hineingehört

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Vertrag über Reinigungsleistungen ist in der Regel ein Werkvertrag: Geschuldet ist der Reinigungserfolg, nach der empfohlenen Vertragsgestaltung sind die kalkulierten Stunden kein Vertragsgegenstand.

• Leistungsbeschreibung, Reinigungsplan und Raumverzeichnis gehören mit Datum in den Vertragstext als Bestandteil. Ohne diese Anlagen fehlt Ihnen der Maßstab für jede Reklamation.

• Regeln Sie Mängel in der Reihenfolge Meldung, Frist zur Nachbesserung, erst danach Kürzung, und zwar in Höhe der betroffenen Teilleistung.

• Prüfen Sie, ob der Entwurf die Leistung als erfüllt ansieht, wenn Sie dem Leistungsnachweis nicht zeitnah widersprechen; dann brauchen Sie intern eine feste Zuständigkeit und eine kurze Prüfzeit.

• Zusätzliche Arbeiten werden vor der Ausführung schriftlich nach Umfang und Termin festgelegt, nicht nachträglich auf der Rechnung.

Werkvertrag statt Stundenvertrag: was die Reinigungsfirma schuldet

Die Reinigungsfirma schuldet ein Reinigungsergebnis. Verträge über Reinigungsleistungen sind in der Regel Werkverträge, also Verträge über ein Ergebnis; die Gestaltung nach den Bestimmungen des Werkvertragsrechts, §§ 631 ff. BGB, wird empfohlen. Maßstab ist dann allein die Qualität der Reinigung in den vereinbarten Räumen.

Nach der empfohlenen Vertragsgestaltung sind die in der Kalkulation angegebenen Reinigungsstunden nicht Gegenstand des Vertrages. Prüfen Sie, ob Ihr Entwurf das so regelt. Wenn ja, müssen Sie bei einer Reklamation keine fehlenden Arbeitsstunden nachweisen: Sie zeigen auf den vereinbarten Zustand und auf das, was Sie vorgefunden haben.

Beide Seiten tragen Pflichten: Das Reinigungsunternehmen erbringt die vereinbarte Leistung, Ihr Haus zahlt die vereinbarte Vergütung. Die Vergabe wird schriftlich mit Unterschrift beider Seiten geregelt. Ein Arbeits- oder Dienstvertrag kommt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zustande, der Werkvertrag zwischen Ihnen als Auftraggeber und der Firma als Auftragnehmer.

Steht im Entwurf nur eine wöchentliche Stundenzahl und keine Beschreibung der Arbeiten, fehlt Ihnen genau dieser Maßstab. Dann haben Sie Anwesenheit eingekauft und kein Ergebnis.

Bitten Sie den Anbieter in diesem Fall, die Leistung in der Anlage zu beschreiben und die Stundenangabe als Kalkulationsgrundlage zu kennzeichnen.

Mindestangaben im Vertragstext: Parteien, Objekt, Preis, Zahlungsweise

Der Vertragstext selbst bleibt kurz. Er benennt die Vertragspartner, das Objekt, die Art der Arbeiten, den Preis und die Zahlungsweise und erklärt die Leistungsunterlagen zum Bestandteil des Vertrags. Alles Weitere steht in den Anlagen. Diese Punkte sollten Sie abhaken, bevor Sie unterschreiben:

• Name und Anschrift beider Vertragsparteien, dazu die Person, die auf jeder Seite unterschreibt

• Bezeichnung und Adresse des Reinigungsobjekts, bei mehreren Standorten jeder einzeln

• Art der Arbeiten: laufende Unterhaltsreinigung, abgegrenzt von Leistungen, die gesondert beauftragt werden

• Leistungsbeschreibung, Reinigungsplan und Raum- oder Objektverzeichnis, jeweils mit Datum und dem Zusatz, dass sie Bestandteil des Vertrags sind

• Preis und Zahlungsbedingungen, dazu die Zahlungsfrist nach Rechnungseingang

• Rechnungsstellung monatlich im Voraus oder monatlich nachträglich

• Verfahren bei Mängeln: Meldung, Frist, Folgen

• Laufzeit und Kündigungsfristen

• Regelung zur Teuerungsanpassung

• Nebenabreden, Gerichtsstand, Datum und rechtsgültige Unterschriften

Der Punkt Rechnungsstellung wird oft überlesen. Für die Reinigungsfirma ist der Zeitpunkt der Rechnung ein Liquiditätsthema, für Sie eine Frage der internen Freigabe. Klären Sie, ob im Voraus oder nachträglich abgerechnet wird, und ob Ihre Buchhaltung damit arbeiten kann.

Tragen Sie außerdem einen festen Ansprechpartner mit Namen, Telefonnummer und Vertretung in den Vertrag ein. Viele Entwürfe nennen nur die Firmenzentrale. Sie brauchen aber die Objektleitung, die morgens erreichbar ist.

Leistungsbeschreibung, Reinigungsplan und Raumverzeichnis als Anlagen

Die laufende Büroreinigung wird anhand von Leistungsbeschreibung und Reinigungsplan ausgeführt. Beide gehören als datierte Anlagen zum Vertrag, zusammen mit dem Raum- und Objektverzeichnis. Der Vertragstext nennt sie ausdrücklich als Bestandteil. Ohne diese Unterlagen steht im Vertrag nur ein Preis und ein Firmenname.

Die Anlage sagt für jeden Raum, welche Tätigkeit in welchem Zeitabstand auf welcher Fläche ausgeführt wird. Erst dadurch wird aus einer Zusage im Gespräch eine Pflicht, auf die Sie sich berufen können.

Datieren Sie jede Anlage und nummerieren Sie die Fassungen. Wird später etwas geändert, erkennen beide Seiten am Datum, welche Version gilt.

Wie Sie die Unterlage selbst aufbauen, mit Zonen, Tätigkeiten und Intervallen, erklärt der Artikel „Leistungsverzeichnis Büroreinigung selbst erstellen: Aufbau, Intervalle, vergleichbare Angebote“.

Unterschreiben Sie erst, wenn die Anlagen vorliegen.

Formulierungen, die die Anlage wieder entwerten

Manche Entwürfe enthalten die Leistungsbeschreibung und heben sie an anderer Stelle wieder auf. Das geschieht selten in böser Absicht, meist stammen die Klauseln aus älteren Mustertexten. Für Sie zählt trotzdem nur, was am Ende im Vertrag steht. Auf diese Stellen lohnt ein zweiter Blick:

• „Die Leistungsbeschreibung dient der Orientierung“: Damit ist sie kein verbindlicher Maßstab mehr.

• „Reinigung nach Bedarf“ oder „nach Erfordernis“ ohne festen Zeitabstand: Wer den Bedarf feststellt, bleibt offen.

• „Der Auftragnehmer kann den Reinigungsplan anpassen“ ohne Ihre Zustimmung: Intervalle können dann einseitig sinken.

• „Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers“ ohne Rangfolge: Regeln Sie, dass die Leistungsbeschreibung bei Widersprüchen vorgeht.

• Verweise auf Anlagen, die dem Entwurf nicht beiliegen: Fordern Sie das Dokument an, bevor Sie zeichnen.

Viele Auftraggeber zögern, solche Sätze anzusprechen, weil sie die Zusammenarbeit vor dem ersten Reinigungstag nicht belasten wollen. Entwürfe in der Gebäudereinigung kommen gerade bei kleineren Aufträgen üblicherweise vom Anbieter, und Rückfragen dazu sind Teil des normalen Geschäfts. Ein Anbieter, der seine eigene Leistungsbeschreibung verbindlich stellt, verliert dadurch nichts.

Laufzeit, automatische Verlängerung und Kündigungsfristen

Im Vertrag stehen Beginn, Laufzeit und Kündigungsfrist. Ein Branchenverband empfiehlt Auftraggebern, befristete Verträge nur im gegenseitigen Einvernehmen zu verlängern. Eine Klausel, die sich still um ein weiteres Jahr verlängert, wenn niemand rechtzeitig kündigt, arbeitet gegen Sie.

Prüfen Sie drei Angaben zusammen: Enddatum, Kündigungsfrist und Form der Kündigung. Eine Frist von drei Monaten zum Jahresende bedeutet, dass Ihre Entscheidung im September fällt und nicht im Dezember.

Tragen Sie den Stichtag sofort in Ihren Kalender ein, mit einer Vorwarnung einige Wochen davor. So bleibt der Kündigungstermin nicht unbemerkt.

Unabhängig von der Laufzeit lässt sich ein außerordentliches Kündigungsrecht vereinbaren, also eine Kündigung ohne Einhaltung der Frist. Eine solche Klausel setzt nach der Verbandsempfehlung angezeigte, nicht nur geringfügige Mängel und eine erfolglose Abmahnung voraus.

Wenn Sie eine Probezeit möchten, vereinbaren Sie sie offen: kurze Anfangslaufzeit mit beiderseitiger Verlängerung. Das ist ehrlicher als eine Dauerbindung, aus der Sie später herausverhandeln müssen.

Reklamation, Nachbesserung und Minderung des Preises

Der Vertrag braucht ein Verfahren für Mängel: Wer meldet, an wen, in welcher Form, mit welcher Frist zur Nachbesserung und mit welcher Folge, wenn nichts passiert. Eine Kürzung des Preises steht am Ende dieser Kette, nicht am Anfang. So sieht der Ablauf aus:

• Mangel melden: schriftlich oder per E-Mail an die vereinbarte Adresse, mit Raum, Datum und Beschreibung.

• Frist zur Nachbesserung setzen: Vereinbaren Sie im Vertrag ausdrücklich, binnen welcher Frist nachgebessert wird.

• Nachbessern lassen und das Ergebnis festhalten.

• Bleibt die Nachbesserung aus oder ist sie mangelhaft, kürzen Sie den Preis, und zwar in Höhe des Wertes der betroffenen Teilleistung.

Diese Ausgestaltung im Vertragstext ist eine Empfehlung des Bundesinnungsverbands an Auftraggeber. Die Reihenfolge Meldung, Frist zur Nachbesserung, dann Kürzung sollte im Vertrag ausdrücklich stehen. Formulieren Sie die Kürzung eng: betroffen ist die Teilleistung, nicht die Monatsrechnung.

Achten Sie auf eine zweite Klausel, die in Vertragsmustern der Branche vorkommt: Die Werkleistung gilt als erfüllt, wenn der Auftraggeber dem Leistungsnachweis des Auftragnehmers nicht zeitnah widerspricht. Das ist handhabbar, wenn bei Ihnen jemand die Nachweise zügig ansieht. Ohne feste Zuständigkeit laufen Reklamationen ins Leere, weil die Leistung formal längst abgenommen ist.

Legen Sie also fest, wer im Haus Mängel meldet und wer Nachweise prüft, und nennen Sie diese Rolle im Vertrag. Wie Sie Kontrollgänge und Nachweise im Alltag organisieren, behandelt der Artikel „Qualitätskontrolle in der Büroreinigung: Kontrollgänge, Nachweise und Reklamation“.

Was der Auftraggeber stellt: Reinigungsraum, Wasser, Strom, Verbrauchsmaterial

Der Vertrag hält fest, was Sie bereitstellen. Üblich sind ein abschließbarer Reinigungsraum, Wasser und Strom ohne Berechnung sowie Geräte, die bereits im Haus stehen. Getrennt davon steht das Verbrauchsmaterial für die Sanitärräume. Fehlen diese Angaben, entstehen später Diskussionen über Kosten und Zuständigkeit.

Beim Verbrauchsmaterial lohnt eine saubere Trennung von Beschaffung, Lagerhaltung und Auffüllen. In Standard-Leistungsverzeichnissen werden diese Aufgaben unterschiedlichen Parteien zugeordnet: Sie kaufen ein, die Reinigungsfirma füllt auf, oder die Firma übernimmt beides gegen Berechnung.

Schreiben Sie dazu auf, welche Produkte gewünscht sind und wo der Vorrat liegt. Fehlendes Toilettenpapier, Handtuchpapier und Handseife führen häufig zu Rückfragen aus der Belegschaft.

Zwei weitere Punkte betreffen Ihr Haus direkt: die Tragepflicht von Firmenausweis und Berufskleidung, die das Reinigungsunternehmen stellt, und die Frage, welche Maschinen Sie beistellen. Beides gehört in den Vertrag, wenn Sie es erwarten.

Regeln Sie außerdem Zutritt und Schlüsselübergabe schriftlich, einschließlich der Rückgabe am Vertragsende.

Preisanpassung, Teuerung und zusätzlich beauftragte Arbeiten

Teuerungsanpassungen gehören zu den Punkten, die ein Reinigungsvertrag regelt. Üblich ist die Vereinbarung von Festpreisen, die anzupassen sind, wenn sich die Tariflöhne oder die gesetzlich vorgeschriebenen Personalnebenkosten ändern; Preisänderungen sind unverzüglich anzuzeigen. Vereinbaren Sie dazu das Verfahren im Vertrag: Ankündigung in Textform und eine nachvollziehbare Darstellung, bevor die Anpassung auf der Rechnung steht. Getrennt davon stehen Arbeiten, die zusätzlich beauftragt werden.

Für Zusatzarbeiten gilt eine einfache Regel, die sich in Standard-Leistungsverzeichnissen findet: Umfang und Termin werden vor der Ausführung schriftlich festgelegt. Eine E-Mail mit der beschriebenen Leistung und Ihrer Freigabe reicht dafür aus.

Nehmen Sie diesen Satz in den Vertrag auf. Er schützt beide Seiten: Sie vor Posten, die Sie nicht eingeplant haben, und die Firma vor Arbeiten, für die später niemand zuständig sein will.

Vereinbaren Sie außerdem, wer in Ihrem Haus Zusatzarbeiten freigeben darf. Sonst bestellt die Kollegin aus dem dritten Stock eine Sonderreinigung, und die Rechnung landet bei Ihnen.

Wenn Sie den Markt gerade erst sondieren, holen Sie mehrere Angebote auf derselben Leistungsbeschreibung ein und lassen Sie sich den Vertragsentwurf gleich mitschicken.

Wenn sich Flächen, Räume oder Nutzung ändern

Büros ziehen um, Abteilungen wachsen, Flächen werden untervermietet. Der Vertrag sollte deshalb sagen, wie Änderungen eingearbeitet werden: Das Raumverzeichnis wird angepasst, die neue Fassung datiert und von beiden Seiten gezeichnet, der Preis folgt der geänderten Menge.

Bei mehreren Standorten bietet sich ein zweistufiger Aufbau an. Der Rahmenvertrag regelt die allgemeinen Punkte der Zusammenarbeit, je Objekt kommt ein eigener Vertrag mit Raumverzeichnis, Leistungsverzeichnis und der Organisation vor Ort dazu. Zieht ein Standort um, ändern Sie nur dieses eine Dokument.

In der Fachliteratur zum Reinigungsmanagement wird für solche Rahmenverträge eine Spannbreite der Auftragsmenge vorgeschlagen, beispielhaft plus oder minus 20 Prozent. Innerhalb dieser Spanne bleiben die Konditionen stehen, darüber hinaus wird neu verhandelt. Das ist ein Beispielwert aus der Literatur und kein Branchenstandard.

Für ein einzelnes Büro genügt meist eine schlichte Änderungsvereinbarung als Anlage. Ein Blatt mit Datum, den geänderten Räumen und beiden Unterschriften.

Halten Sie zusätzlich fest, wer eine Änderung meldet. Wenn die Reinigungsfirma erst beim Einsatz merkt, dass zwei Etagen leer stehen, zahlen Sie weiter für Räume, die niemand nutzt.