Leistungsverzeichnis Büroreinigung selbst erstellen: Aufbau, Intervalle, vergleichbare Angebote

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Leistungsverzeichnis übersetzt Ihre Räume in Mengen, Tätigkeiten und Häufigkeiten und macht dadurch die Angebote verschiedener Anbieter überhaupt erst vergleichbar.

• Jede Zeile braucht vier Angaben: Zone, Tätigkeit, Mengeneinheit und Intervall. Fehlt eine davon, entsteht später ein Nachtrag auf der Rechnung.

• Eine Zone ist keine Leistung: 'Teeküche' sagt nicht, ob der Kühlschrank innen gereinigt wird. Schreiben Sie Tätigkeiten, nicht Raumnamen.

• Trennen Sie Nachfüllen und Beschaffen von Verbrauchsmaterial in zwei Zeilen mit einer Spalte für die Zuständigkeit.

• Mehr Detail macht das Angebot nicht teurer, sondern ehrlicher: Was nicht im Verzeichnis steht, kalkuliert niemand, und Sie zahlen es trotzdem.

Was ein Leistungsverzeichnis für Ihre Büroreinigung regelt

Ein Leistungsverzeichnis hält fest, was in welchem Raum wie oft gereinigt wird. Es übersetzt Ihre Räume in Flächen, Stückzahlen, Verfahren und Häufigkeiten. Damit ist es die Grundlage für den Vertrag, für die Preisberechnung der Anbieter und für jede spätere Reklamation. Ohne dieses Dokument kalkuliert jede Firma einen anderen Leistungsumfang.

Am Montagmorgen steht wieder jemand in Ihrer Tür und fragt, ob die Teeküche eigentlich gereinigt wird. Sie wissen es nicht, weil im Angebot nur 'Küche' stand.

Genau das ist der Punkt. Ein Leistungsverzeichnis nimmt Ihnen diese Einzelgespräche ab, weil Sie auf eine Zeile zeigen können. Entweder steht dort, dass die Arbeitsflächen arbeitstäglich feucht gereinigt werden, oder es steht nicht da. Dann ist es keine Schlamperei des Dienstleisters, sondern eine Lücke in Ihrem Dokument, die Sie in zehn Minuten schließen.

Nebenbei regelt das Verzeichnis die Schnittstellen zu allem, was Ihr Team selbst macht. Wer räumt die Schreibtische frei, wer leert den Geschirrspüler, wer entsorgt Altpapier? Belegte Oberflächen reinigt der Dienst im Normalfall nicht, und das ist ein häufiger Auslöser für Beschwerden.

Zum Begriff: Unterhaltsreinigung ist die wiederkehrende Reinigung im laufenden Betrieb, also Böden, Sanitär, Papierkörbe, Griffbereiche. Grundreinigung, Fenster und Sonderarbeiten gehören nicht in dieselbe Zeile, sondern werden getrennt erfasst. Dazu später mehr.

Schritt 1: Objektdaten, Raumfunktionen und Mengen erfassen

Beginnen Sie mit dem Kopf des Dokuments: Objektbezeichnung, Adresse und Lage, Ansprechpartner vor Ort. Danach listen Sie die Räume nach ihrer Funktion auf, nicht nach ihrer Raumnummer. Zu jeder Funktion gehören die Mengen: Bodenflächen in Quadratmetern, Ausstattungsgegenstände in Stück, Strecken wie Geländer in Metern.

Die drei Mengeneinheiten sind der Kern. Böden rechnet man in Quadratmetern, Papierkörbe, WC-Becken, Waschbecken, Schreibtische und Spender in Stück, Handläufe und Fensterbänke je nach Erfassung in Metern. Wer nur Quadratmeter angibt, bekommt Angebote, die den Sanitärbereich sehr unterschiedlich bewerten.

Die Flächen müssen Sie nicht neu ausmessen. Aktuelle Grundrisspläne oder ein bestehendes Raumverzeichnis reichen meist aus, vorausgesetzt, die Daten sind nach dem letzten Umbau aktualisiert worden. Nachmessen vor Ort ist genau, kostet aber Zeit und lohnt nur, wenn gar keine Flächendaten vorliegen.

Ergänzen Sie, was den Aufwand treibt: Bodenbeläge, Nutzungsintensität, wie voll die Räume stehen, wie viele Personen täglich da sind. Ein Großraum mit 40 Arbeitsplätzen und Teppich verhält sich anders als vier Einzelbüros mit Hartboden.

Nehmen Sie die Zahl der Arbeitsplätze mit auf. Sie ist für Anbieter eine schnelle Plausibilitätsprüfung und für Sie später das Argument, wenn das Team wächst und die Intervalle angepasst werden müssen.

• Objektbezeichnung, Adresse, Etagen und Lage im Gebäude

• Ansprechpartner im Objekt, mit Telefonnummer und Vertretung

• Räume nach Funktion: Arbeitsplatz, Besprechung, Teeküche, Sanitär, Flur, Treppenhaus, Empfang

• Bodenflächen je Raumfunktion in Quadratmetern, mit Belagsart

• Ausstattung in Stück: Papierkörbe, Waschbecken, WC, Urinale, Spender, Tische, Aufzüge

• Strecken in Metern: Geländer, Handläufe, Fensterbänke

• Zahl der Arbeitsplätze und der täglich anwesenden Personen

• Zugang: Schlüssel, Alarmanlage, Zutrittszeiten

Bürozonen sinnvoll schneiden: Arbeitsplätze, Besprechung, Küche, Sanitär, Verkehrsflächen

Schneiden Sie die Zonen nach Nutzung, nicht nach Stockwerk. Räume mit gleicher Nutzung und gleicher Verschmutzung kommen in eine Gruppe und bekommen dieselben Tätigkeiten und Intervalle. Für ein typisches Büro reichen sieben Zonen: Arbeitsplätze, Besprechung, Teeküche, Sanitär, Flure, Treppenhäuser, Empfang.

Der Vorteil liegt im Pflegeaufwand des Dokuments. Zieht eine Abteilung in die dritte Etage, ordnen Sie Räume einer bestehenden Zone zu, statt dreißig Zeilen neu zu schreiben.

Trennen Sie, was sich im Verschmutzungsgrad unterscheidet. Der Empfang mit Publikumsverkehr und Schmutzfangmatte ist keine Verkehrsfläche wie der Flur im Backoffice. Die Teeküche ist keine Besprechungszone, auch wenn beide Tische haben.

Räume, die aus dem Raster fallen, bekommen eine eigene Zeile: Serverraum, Archiv, Lager, Kopierraum. Dort wird selten gereinigt, und genau deshalb muss drinstehen, wie selten. Sonst taucht der Serverraum in einem Angebot auf und im nächsten nicht.

Eine Zonen-Matrix hilft beim Aufbau: Zeilen sind die Zonen, Spalten sind Tätigkeit, Mengeneinheit, Intervall, Zeitfenster und Zuständigkeit. Jede ausgefüllte Zelle ist eine Entscheidung weniger, die später jemand anders für Sie trifft.

Schritt 2: Je Zone die Tätigkeiten und Verfahren benennen

Eine Zone ist keine Leistung. 'Teeküche' sagt nichts darüber, ob der Kühlschrank innen gereinigt wird, ob die Spüle entkalkt wird oder ob jemand den Geschirrspüler ausräumt. Erst die Tätigkeit macht aus einem Raumnamen eine geschuldete Arbeit. Schreiben Sie deshalb unter jede Zone die einzelnen Arbeiten.

Formulieren Sie Tätigkeit plus Objekt plus Verfahren. Also nicht 'Küche reinigen', sondern: Arbeitsflächen und Spüle feucht reinigen, Fronten der Unterschränke feucht abwischen, Abfallbehälter leeren und Beutel wechseln, Boden feucht wischen. Vier Zeilen statt einer, und jede davon ist prüfbar.

Hier liegt der häufigste Sorgenpunkt: Viele schreiben wenig, weil sie fürchten, mit jeder Zeile den Preis zu erhöhen. Das Gegenteil stimmt. Was nicht im Verzeichnis steht, kalkuliert kein Anbieter, und wenn Sie es später brauchen, kommt es als Zusatzleistung auf die Rechnung. Die billige Zeile ist die teure.

Sie müssen kein Verfahren vorschreiben, das Sie fachlich nicht beurteilen können. Reicht Ihnen 'feucht reinigen', schreiben Sie das. Entscheidend ist, dass der Gegenstand benannt ist. Ob mit Mikrofasertuch oder Wischbezug gearbeitet wird, überlassen Sie dem Dienstleister.

Am Besprechungstisch sehen Sie den Unterschied sofort. Steht dort 'Tische feucht abwischen', verschwinden die Kaffeeringe. Steht nur 'Besprechungsraum reinigen', wird gesaugt und der Tisch bleibt klebrig.

• Zu knapp: 'Sanitär reinigen, täglich'

• Eindeutig: 'WC-Becken innen und außen reinigen, 6 Stück, arbeitstäglich'

• Eindeutig: 'Waschbecken, Armaturen und Ablagen feucht reinigen, 4 Stück, arbeitstäglich'

• Eindeutig: 'Spiegel streifenfrei reinigen, 4 Stück, arbeitstäglich'

• Eindeutig: 'Fliesen im Spritzbereich feucht reinigen, wöchentlich'

• Folge der knappen Fassung: Jeder Anbieter legt einen anderen Umfang zugrunde, der Preisvergleich ist wertlos und Sie diskutieren im ersten Quartal über Spiegel

Tätigkeiten vorgeben oder Ergebnis beschreiben: zwei Wege im Verzeichnis

Es gibt zwei Bauweisen. Das tätigkeitsorientierte Verzeichnis listet Arbeiten und Häufigkeiten: was wird getan, wie oft. Das ergebnisorientierte Verzeichnis beschreibt den gewünschten Zustand: Flächen staub- und fleckenfrei, Spender aufgefüllt, Böden ohne Wischspuren. Für die meisten Büros ist der erste Weg der praktischere.

Der Grund ist nüchtern: Tätigkeiten und Frequenzen lassen sich von allen Anbietern mit denselben Annahmen rechnen. Beim Ergebnisweg entscheidet der Dienstleister, wie oft er kommen muss, um den Zustand zu halten. Das kann sinnvoll sein, macht Angebote aber schwerer vergleichbar.

Sie dürfen mischen, und das ist oft die beste Lösung. Tätigkeiten und Intervalle als Grundgerüst, dazu ein kurzer Absatz je Zone, der das erwartete Ergebnis beschreibt.

Für den Sanitärbereich lohnt sich die Ergebnisbeschreibung besonders: Abfallbehälter leer und sauber, WC, Urinale, Waschbecken, Armaturen und Spiegel ohne Flecken und Griffspuren, Seife und Papier aufgefüllt, keine Spinnweben, Boden ohne Wischspuren. Diese Sätze können Sie fast wörtlich übernehmen, und sie taugen später als Prüfliste bei der Begehung.

Was Sie nicht tun sollten: beide Wege für dieselbe Zeile vermischen, ohne zu sagen, was im Zweifel gilt. Schreiben Sie einen Satz dazu, dass die Tätigkeiten und Intervalle die Mindestleistung sind und die Zustandsbeschreibung das Ziel.

Schritt 3: Intervalle und Reinigungszeitfenster festlegen

Jede Tätigkeit braucht eine Häufigkeit, sonst ist die Zeile wertlos. Üblich sind arbeitstäglich, mehrmals wöchentlich, wöchentlich, vierzehntäglich, monatlich, vierteljährlich. Leiten Sie die Häufigkeit aus der Nutzung ab: wie viele Personen, wie stark frequentiert, wie schnell sieht man dort Schmutz.

In veröffentlichten Verzeichnissen für Büroflächen reichen die Bodenturnusse von vierzehntäglich bis arbeitstäglich, je nach Raumcode. Das zeigt: Es gibt keine richtige Zahl, sondern nur eine, die zu Ihrer Nutzung passt. Ein Archiv braucht keinen täglichen Durchgang, ein Empfang mit Kundenverkehr schon.

Sanitär und Teeküche sind die beiden Zonen, an denen Beschwerden entstehen. Dort lohnt die höhere Frequenz, auch wenn anderswo gespart wird. Böden in Einzelbüros vertragen einen Rhythmus von zwei- oder dreimal wöchentlich, wenn dafür Papierkörbe und Griffbereiche täglich dran sind.

Zum Zeitfenster: Legen Sie es für Ihr Objekt fest, statt es offen zu lassen. In veröffentlichten Leistungsbeschreibungen wird genau das verlangt, weil Reinigungszeiten objektabhängig sind. Für ein Büro heißt das: vor 7:30 Uhr, nach 18:00 Uhr oder in der Mittagszeit für die Sanitärkontrolle.

Nehmen wir an, Ihre Teeküche wird von 25 Personen genutzt und Sie setzen die Arbeitsflächen auf arbeitstäglich, die Schrankfronten auf wöchentlich und den Kühlschrank innen auf vierteljährlich. Damit hat jede der drei Arbeiten ein Intervall, und niemand muss raten, was mit dem Kühlschrank gemeint war.

Schreiben Sie außerdem auf, an welchen Tagen nicht gereinigt wird: Feiertage, Betriebsferien, Brückentage. Sonst taucht die Frage in der ersten Abrechnung auf.

Schritt 4: Schnittstellen klären, bevor sie zum Nachtrag werden

Die teuersten Lücken entstehen nicht bei den Tätigkeiten, sondern an den Rändern. Wer beschafft Seife, Papier und Müllbeutel? Wer räumt Schreibtische frei? Wer entsorgt Kartonagen nach einer Lieferung? Klären Sie das zeilenweise, mit einer Spalte für die Zuständigkeit.

Beispiel Verbrauchsmaterial: 'Spender nachfüllen' klingt vollständig, beantwortet aber nicht, wer das Papier kauft und bezahlt. Auffüllen und Beschaffen können bei verschiedenen Parteien liegen. Machen Sie daraus zwei Zeilen, jede mit dem Eintrag Auftraggeber oder Dienstleister.

Dasselbe gilt für Abfall. Papierkorb leeren ist eine Zeile. Abfall zur Sammelstelle bringen, Wertstoffe trennen und Container an die Straße stellen sind weitere Zeilen, und keine davon versteht sich von selbst.

Belegte Flächen sind der klassische Streitpunkt. Der Reinigungsdienst wischt Schreibtische, auf denen Akten liegen, in der Regel nicht. Halten Sie fest, dass die Mitarbeitenden ihre Flächen abends frei machen, und sagen Sie es dem Team. Sonst beschwert sich jemand über Staub, den er selbst zugedeckt hat.

Gelegentliche Arbeiten gehören getrennt erfasst, mit Umfang und Termin schriftlich. In einem ausgewerteten kommunalen Verzeichnis ist genau so verfahren worden: Sonderleistungen bekommen eine eigene Position, nicht die Formulierung 'bei Bedarf'. 'Bei Bedarf' heißt in der Praxis, dass jemand später definiert, wessen Bedarf gemeint war.

• Verbrauchsmaterial auffüllen: Zuständigkeit eintragen

• Verbrauchsmaterial beschaffen und bezahlen: separate Zeile, Zuständigkeit eintragen

• Abfall: leeren, sammeln, trennen, zur Tonne bringen, Tonne bereitstellen

• Geschirrspüler ein- und ausräumen: meist Aufgabe des Teams, trotzdem aufschreiben

• Pflanzenpflege, Postfächer, Konferenzbestuhlung: gehören selten zur Reinigung

• Schreibtische freiräumen: Pflicht der Nutzer, im Verzeichnis als Voraussetzung vermerken

• Strom, Wasser und Putzraum: wer stellt was zur Verfügung

• Fenster, Grundreinigung, Teppichreinigung: eigene Positionen mit Umfang und Termin, nicht in die Unterhaltsreinigung mischen

Kontrolle, Nachweise und Ansprechpartner im Verzeichnis verankern

Schreiben Sie hinein, wie kontrolliert wird und wer auf beiden Seiten verantwortlich ist. Das Verzeichnis dient dabei selbst als Prüfliste: Was als Tätigkeit oder Zustand drinsteht, wird bei der Begehung abgehakt. Ohne benannten Ansprechpartner landen alle Rückfragen bei Ihnen.

Ein Punkt, der viel Ärger spart: Verlangen Sie, dass während der Reinigungszeit eine verantwortliche Person als Ansprechpartner erreichbar ist. In Vergabeunterlagen ist das eine übliche Anforderung, und sie ist leicht zu prüfen, indem Sie nach Name, Nummer und Vertretungsregelung fragen.

Legen Sie einen Rhythmus für die gemeinsame Begehung fest, etwa einmal im Quartal, dazu ein kurzes Protokoll. Zwei Seiten reichen: Datum, begangene Bereiche, Beanstandungen, Frist zur Behebung, Unterschrift beider Seiten.

Fragen Sie nach dem Gütezeichen RAL-GZ 902. Dahinter steht unter anderem die Anforderung, dass schriftliche Leistungsverzeichnisse und Arbeitsbeschreibungen vorliegen. Das ist keine gesetzliche Pflicht für jede Firma, aber ein brauchbares Signal dafür, dass dort systematisch gearbeitet wird.

Zwei Fragen, die im Gespräch viel verraten: Bekommen die Reinigungskräfte das Verzeichnis in verständlicher Form? Und wie reagiert das Unternehmen auf Beschwerden? Wenn die Kräfte selbst nachvollziehen können, was sie schulden, steigt die Qualität ohne weiteres Zutun.

Freitag, 7:40 Uhr: Die Teeküche riecht nach nichts, der Spülbeckenrand ist trocken, am Kopierer steht kein überfüllter Papierkorb. Im Sanitärbereich hängt Papier im Spender, ohne dass jemand aus dem Team es nachgelegt hat. Das ist das Ziel, und es ist das Ergebnis von Zeilen im Dokument, nicht von Nachfassen per Mail.

Angebote anfragen und vergleichbar auswerten

Verschicken Sie an alle Anbieter dasselbe Dokument und bitten Sie darum, die Preise in Ihre Struktur einzutragen. Ein genaues Verzeichnis sorgt dafür, dass bedarfsgerechte und untereinander vergleichbare Angebote eingehen. Genau dafür ist es gebaut.

Geben Sie ein einheitliches Preisblatt vor: Preis je Zone und Position, Summe pro Monat, Summe pro Jahr. Wer stattdessen eine Pauschale ohne Aufschlüsselung schickt, hat entweder nicht gerechnet oder will nicht zeigen, was er weglässt.

Das RAL-Vergabehandbuch empfiehlt Auftraggebern, die Offenlegung der Stundenverrechnungssätze zu verlangen. Sie müssen daraus nichts nachkalkulieren. Der Satz ist ein Plausibilitätsanker: Liegt ein Angebot deutlich unter den anderen, fragen Sie, welche Positionen dort knapper gerechnet sind.

Laden Sie zur Begehung ein, bevor Sie Angebote erwarten. Anbieter sehen vor Ort, wie voll die Räume stehen und welche Beläge liegen, und Sie bekommen Hinweise auf Lücken in Ihrem Verzeichnis. Beides ist mehr wert als eine weitere E-Mail-Runde.

Für die Auswertung legen Sie ein Raster an: Spalten je Anbieter, Zeilen für Leistungsumfang, Preis pro Monat, Preis pro Jahr, Vertretung bei Krankheit, Ansprechpartner, Laufzeit und Kündigungsfrist, Referenzen, Qualitätsnachweise. Abweichungen vom Verzeichnis tragen Sie als eigene Zeile ein.

Vor der Geschäftsführung müssen Sie dann nicht erklären, warum Anbieter B teurer ist. Sie zeigen, dass alle dasselbe angeboten haben und wo die Unterschiede liegen. Das ist die eigentliche Leistung des Dokuments.

• Leistungsumfang: Welche Positionen wurden angeboten, welche gestrichen oder ergänzt?

• Preis pro Monat und pro Jahr, aufgeschlüsselt nach Zonen

• Stundenverrechnungssatz und Regiesätze für Zusatzarbeiten

• Vertretung bei Krankheit und Urlaub: wie schnell, durch wen

• Ansprechpartner und Erreichbarkeit während der Reinigungszeit

• Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist, Regelung bei Flächenänderung

• Referenzen vergleichbarer Objekte mit Kontaktmöglichkeit und bisheriger Vertragsdauer

• Qualitätsnachweise und Kontrollrhythmus

Vor dem Versand: Durchgang durch die häufigsten Lücken

Gehen Sie das Dokument einmal von oben nach unten durch und prüfen Sie zwölf Punkte. Die meisten Nachträge entstehen durch vier Fehler: Zone ohne Tätigkeit, Tätigkeit ohne Intervall, Nachfüllen ohne Beschaffung, Sonderleistung ohne Termin. Wenn Sie nur darauf achten, haben Sie das Wesentliche abgedeckt.

Lassen Sie eine Kollegin aus einer anderen Abteilung einen Blick darauf werfen. Sie sieht die Räume anders und stolpert über Zonen, die Sie vergessen haben, etwa den Kopierraum oder das Lager hinter der Küche.

Dann raus damit. Ein Verzeichnis, das fast fertig ist und verschickt wird, bringt Ihnen mehr als eines, das seit sechs Wochen auf Vollständigkeit wartet.

• Objektdaten, Adresse, Etagen und Zugangsregelung vollständig

• Ansprechpartner auf Auftraggeberseite benannt, inklusive Vertretung

• Alle Räume einer Zone zugeordnet, Sonderräume eigens aufgeführt

• Flächen in Quadratmetern, Ausstattung in Stück, Strecken in Metern

• Bodenbeläge je Zone benannt

• Jede Zone hat mindestens eine konkrete Tätigkeit, kein Raumname allein

• Jede Tätigkeit hat ein Intervall, kein 'bei Bedarf' ohne Definition

• Zeitfenster für die Reinigung festgelegt, Feiertage und Betriebsferien geregelt

• Verbrauchsmaterial: Auffüllen und Beschaffen getrennt, Zuständigkeit eingetragen

• Abfallentsorgung bis zur Tonne durchdacht

• Fenster, Grundreinigung und Sonderarbeiten als eigene Positionen mit Umfang und Termin

• Kontrollrhythmus, Reklamationsweg und gewünschtes Preisblatt beigefügt

Das Wichtigste in Kürze

Ein Leistungsverzeichnis ist kein Formalismus, sondern das Dokument, auf das Sie zeigen, wenn etwas fehlt. Es übersetzt Räume in Mengen, Tätigkeiten und Häufigkeiten und macht Angebote vergleichbar.

Die Arbeit läuft in vier Schritten: Mengen erfassen, Tätigkeiten je Zone benennen, Intervalle und Zeitfenster setzen, Schnittstellen klären. Dazu Kontrolle und Ansprechpartner, dann das einheitliche Preisblatt an alle Anbieter.

Mehr Zeilen machen das Angebot nicht teurer. Sie verschieben nur den Zeitpunkt, an dem der Preis sichtbar wird, vom Nachtrag auf das Angebot.

Wenn das Dokument steht, holen Sie zwei bis drei Angebote auf derselben Grundlage ein. Erst dann vergleichen Sie Preise, vorher vergleichen Sie Vermutungen.