Angebote für die Büroreinigung vergleichen: worauf Auftraggeber Zeile für Zeile achten

Das Wichtigste in Kürze

• Angebote werden erst vergleichbar, wenn Leistungsumfang je Raumgruppe, eingeplante Reinigungsstunden und Preisstruktur in derselben Form vorliegen.

• Legen Sie die Angebote nach Raumgruppen nebeneinander, nicht nach Gesamtpreis: Büros, Sitzungsräume, Teeküchen, Sanitär, Flure, Treppen.

• Rechnen Sie Monatspreise und Stundensätze auf ein gemeinsames Preisblatt um und fragen Sie nach den Stunden, die hinter der Summe stecken.

• Ein Angebot, das auf dem Papier überzeugt, sagt noch nichts über die Erfüllung im Objekt: Ansprechpartner, Vertretung und Beschwerdeweg gehören geprüft.

• Begehung vor der Zusage ist Pflichtprogramm; bei Zweifeln an den angesetzten Leistungszahlen ist eine Probereinigung der nächste Schritt.

Warum drei Angebote fast nie auf derselben Grundlage stehen

Angebote laufen auseinander, weil jedes Gebäude anders ausgestattet ist und anders genutzt wird und weil jeder Anbieter das annimmt, was Sie nicht vorgegeben haben. Je genauer Ihre Vorgabe, desto ähnlicher fallen die Angebote aus. Fehlt diese gemeinsame Grundlage, vergleichen Sie am Ende Preise für drei verschiedene Leistungen.

Der Anlass ist meist konkret: Der bestehende Vertrag läuft aus, oder die Beschwerden häufen sich. Die Angebote liegen vollständig vor, und im Haus gibt es niemanden, den man fragen könnte, welches davon stimmt.

Genau das ist der Punkt, an dem viele nach dem Gesamtpreis entscheiden.

Die Reihenfolge auf den folgenden Seiten dreht das um. Sie bringen zuerst die Leistungsinhalte auf eine Linie, dann die Preisangaben, dann die dahinterliegenden Stunden. Der Preis kommt zuletzt, weil er ohne die ersten drei Schritte keine Aussage hat. Kosten müssen immer gegen die Qualität gestellt werden, sonst verzerrt der Vergleich.

Marktpreise und Quadratmeterspannen finden Sie hier bewusst nicht. Die helfen bei drei konkreten Angeboten für Ihre Flächen wenig, weil Ihre Räume nicht mit denen des Nachbarn vergleichbar sind.

Schritt 1: Leistungsinhalte nebeneinanderlegen, Raumgruppe für Raumgruppe

Sortieren Sie die Angebote nicht nach Preis, sondern nach Raumgruppen: Büro- und Verwaltungsräume, Sitzungsräume, Teeküchen und Aufenthaltsräume, Sanitärräume, Flure und Verkehrswege, Treppen und Aufzüge. Tragen Sie je Gruppe Fläche, Häufigkeit und die genannten Tätigkeiten ein. Erst dann sehen Sie, wer etwas weggelassen hat und wer mehr liefert als die anderen.

Nehmen Sie ein leeres Raster und übertragen Sie die Angaben aus jedem Angebot in dieselben Spalten. Das ist Fleißarbeit und dauert eine gute Stunde. Danach ist der Vergleich entschieden, alles Weitere sind Rückfragen.

Typische Lücken fallen sofort auf: Papierkörbe geleert, aber keine Aussage zu Einlagen. Sanitär täglich, aber Fliesen nur auf Zuruf. Küchenzeile abgewischt, Kühlschrank nicht erwähnt.

• Raumgruppe: welche Räume gehören dazu, mit Fläche in Quadratmetern

• Häufigkeit: wie oft pro Woche, umgerechnet auf Reinigungstage im Jahr

• Tätigkeiten: was genau passiert, Position für Position

• Ausgenommen: was ausdrücklich nicht enthalten ist

• Preis: Anteil dieser Raumgruppe am Monats- oder Jahrespreis

• Stunden: wie viele Reinigungsstunden pro Monat dafür eingeplant sind

Intervalle lesen: was hinter täglich, zweimal wöchentlich und nach Bedarf steckt

Täglich meint in der Regel Arbeitstage, nicht Kalendertage. Fragen Sie nach, mit wie vielen Reinigungstagen im Jahr der Anbieter kalkuliert hat, denn diese Zahl steckt in jedem Jahrespreis.

Angenommen, ein Anbieter reinigt die Büros zweimal pro Woche, ein zweiter dreimal, und beide rechnen mit 52 Wochen im Jahr. Zweimal pro Woche mal 52 Wochen ergibt 104 Reinigungen im Jahr. Dreimal pro Woche mal 52 Wochen ergibt 156 Reinigungen im Jahr. Die Differenz von 52 Reinigungen im Jahr erklärt einen Preisunterschied, bevor über Qualität überhaupt gesprochen wurde.

Nach Bedarf ist keine Häufigkeit, sondern eine Entscheidung, die der Anbieter trifft. Lassen Sie sich sagen, wer den Bedarf feststellt und was passiert, wenn Sie ihn anders einschätzen.

Ein weiterer Unterschied steckt im Zeitfenster. Tagesreinigung bedeutet, dass während Ihrer Betriebszeiten gereinigt wird, nicht abends nach Feierabend. Für den Büroalltag ändert das viel: Die Reinigungskraft ist ansprechbar, arbeitet aber zwischen besetzten Schreibtischen. Prüfen Sie, welches Angebot welches Fenster vorsieht, bevor Sie Preise gegenüberstellen.

Schritt 2: Preisangaben auf ein einheitliches Preisblatt bringen

Monatspreis, Jahrespreis und Stundensatz lassen sich nicht nebeneinander lesen. Fordern Sie von allen Anbietern dieselbe Darstellung nach: ein Preisblatt mit einer Zeile je Raumgruppe und immer denselben Spalten. Das ist eine übliche Nachforderung und kostet die Anbieter wenig Zeit, weil die Zahlen in ihrer Kalkulation ohnehin vorliegen.

Diese Spalten brauchen Sie je Raumgruppe:

• Reinigungsfrequenz, also wie oft pro Woche

• Grundfläche in Quadratmetern

• Reinigungstage im Jahr

• angesetzte Flächenleistung in Quadratmetern je Stunde

• Stundenverbrauch pro Jahr

• Jahreskosten netto

• Kosten je Quadratmeter und Jahr inklusive Mehrwertsteuer

Schritt 3: Prüfen, wie viele Reinigungsstunden tatsächlich im Angebot stecken

Hinter jedem Monatspreis steht eine Stundenzahl. Teilen Sie den Monatspreis durch den Stundenverrechnungssatz des Anbieters, und Sie sehen, wie viel Arbeitszeit eingeplant ist. Nennt ein Angebot nur eine Summe, fordern Sie beide Größen nach: Stunden pro Woche und Verrechnungssatz. Ohne diese Angabe bleibt der Preisvergleich blind.

Lassen Sie sich die Stunden je Woche und die Zahl der abgerechneten Wochen getrennt nennen. Erst wenn beide Angaben bei allen Anbietern in derselben Form vorliegen, stellen Sie die Stunden pro Monat nebeneinander, und der Abstand wird greifbar.

Zur Einordnung des Verrechnungssatzes hilft eine feste Größe: Seit dem 1. Januar 2026 liegt der Branchenmindestlohn der Gebäudereinigung in der Lohngruppe 1 bei 15,00 Euro je Stunde, veröffentlicht vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Der Stundenverrechnungssatz eines Anbieters enthält darüber hinaus Lohnnebenkosten, Material, Maschinen, Objektleitung und Verwaltung. Er liegt deshalb über dem reinen Stundenlohn.

Ob die angesetzten Stunden für Ihre Räume ausreichen, ist eine eigene Frage und gehört an den Anbieter, nicht in Ihre Tabelle.

Eine Angabe in Quadratmetern pro Stunde sagt für sich genommen nichts. Sie ist nur aussagefähig, wenn dazu steht, welche Tätigkeiten in dieser Zeit erledigt werden. Fragen Sie deshalb immer das Paar ab: Flächenleistung und zugehöriger Leistungsumfang.

Schritt 4: Die Organisation hinter dem Angebot prüfen, nicht nur das Papier

Vor der Vergabe müssen Sie sich Gewissheit verschaffen, dass der Anbieter den Auftrag so erfüllen kann, wie er ihn anbietet. Ein Angebot, das auf dem Papier überzeugt, nützt wenig, wenn es im Objekt nicht eingelöst wird. Prüfen Sie deshalb die Organisation dahinter, bevor Sie Preise gewichten.

Fragen Sie nach Namen, nicht nach Strukturen. Wer ist Ihr Ansprechpartner, wie ist er erreichbar, wie oft kommt ein Objektleiter ins Haus.

Der zweite Block betrifft den Normalfall Krankheit. Jede Reinigungskraft fällt irgendwann aus, die Frage ist nur, was dann passiert und wie schnell. Lassen Sie sich den Vertretungsweg beschreiben, inklusive Einarbeitung der Vertretung und Schlüsselübergabe.

Der dritte Block ist der Beschwerdeweg. Reklamationen in Büros drehen sich fast immer um dieselben Punkte: ungeleerte Papierkörbe, fehlendes Papier im Sanitärbereich, sichtbarer Schmutz, ein Störfall wie Verschüttetes. Entscheidend ist die Reaktionszeit, nicht die Beteuerung, dass so etwas selten vorkommt.

Diese Fragen nehmen Sie mit ins Telefonat:

• Wer ist mein fester Ansprechpartner, und wer vertritt ihn im Urlaub?

• Wie oft ist die Objektleitung vor Ort, und bekomme ich darüber eine Rückmeldung?

• Wie läuft die Vertretung bei Krankheit konkret ab, am selben Tag oder am Folgetag?

• Wie melde ich eine Beanstandung, und innerhalb welcher Frist reagieren Sie?

• Wie wird die Qualität kontrolliert, und sehe ich das Ergebnis?

• Welche Referenzobjekte haben eine vergleichbare Größe und Nutzung wie unsere Flächen?

Schritt 5: Begehung und Probereinigung vor der Zusage

Vergeben Sie keinen Auftrag an einen Anbieter, der Ihre Räume nie gesehen hat. Wer nur nach Quadratmeterliste kalkuliert, kennt weder die Teppichflächen noch die Glastüren noch die Küche im zweiten Stock. Eine gemeinsame Begehung dauert eine Stunde und korrigiert mehr Annahmen als jede Rückfrage per Mail.

Bringen Sie zur Begehung Ihr ausgefülltes Raster mit und gehen Sie die Raumgruppen vor Ort durch. Unterschiede zwischen Angebot und Wirklichkeit fallen dabei sofort auf.

Bleiben Zweifel, ob die angesetzten Leistungszahlen in Ihrem Objekt überhaupt machbar sind, gibt es einen zweiten Schritt: Die RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung empfiehlt in diesem Fall eine Probereinigung mit den Anbietern, die noch im Rennen sind. Vereinbaren Sie das vor der Zusage, nicht danach.

Vertragliche Punkte, die den Vergleich im Nachhinein verschieben

Manche Leistungen gelten als selbstverständlich und sind es nicht. Sie tauchen später als Zusatzposition auf und verschieben den Vergleich, den Sie sorgfältig aufgebaut haben. Klären Sie diese Punkte, solange noch drei Anbieter im Gespräch sind, und lassen Sie die Antwort schriftlich ins Angebot aufnehmen.

Das bekannteste Beispiel ist der Geschirr- und Konferenzservice. Spülmaschine ausräumen, Tassen aus dem Besprechungsraum holen, Gläser auffüllen: Diese Leistungen gehören nicht automatisch dazu, nur weil während der Betriebszeiten gereinigt wird. Sie müssen einzeln vereinbart werden.

Zweiter Punkt: Verbrauchsmaterial. Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier und Müllbeutel sind entweder im Preis enthalten oder werden gesondert abgerechnet. Zwei Angebote können sich allein darin unterscheiden.

Dritter Punkt sind die Leistungen außerhalb der Unterhaltsreinigung: Glasflächen innen und außen, Grundreinigung der Böden, Sonderaufgaben nach Umzügen. Steht dazu nichts im Angebot, steht es auch nicht im Preis.

Notieren Sie jede dieser Antworten in einer eigenen Spalte Ihres Rasters.

Entscheidung treffen und begründen: ein einfaches Bewertungsraster

Bewerten Sie in fester Reihenfolge: Leistungsumfang, Zeitansatz, Organisation und Vertretung, vertragliche Punkte, dann Preis. Vergeben Sie je Kriterium nur drei Stufen: erfüllt, teilweise erfüllt, offen. Ein Anbieter mit zwei offenen Punkten in der Organisation ist kein günstiges Angebot, sondern ein Risiko, das Sie später bearbeiten.

Was antworten Sie, wenn die Geschäftsführung fragt, warum nicht das billigste Angebot den Zuschlag bekommt?

Zwei Sätze reichen: Anbieter B plant mehr Reinigungsstunden ein und nennt eine Vertretung am selben Tag, Anbieter A lässt beides offen. Der Abstand im Monatspreis entspricht dem Unterschied im Leistungsumfang. Diese Begründung trägt auch in zwei Jahren noch, weil sie auf Ihrem Raster steht und nicht auf einem Bauchgefühl.

Der eigentliche Maßstab zeigt sich erst danach. Mitte Februar, 8:10 Uhr, die Flurleuchten gehen an: Der Teppich vor dem Besprechungsraum zeigt gleichmäßige Saugbahnen, die Glastür hat keine Griffspuren, auf dem Tisch steht kein Becher vom Vortag. Im Postfach liegen vierzehn Mails, keine davon betrifft die Reinigung.

Das ist die Ruhe, für die Sie die Stunde Tabellenarbeit investiert haben.

Das Wichtigste auf einen Blick

Der Vergleich steht und fällt mit einer gemeinsamen Grundlage. Bringen Sie Leistungsumfang, Stunden und Preisstruktur in dieselbe Form, prüfen Sie die Organisation dahinter und entscheiden Sie erst dann über den Preis.

Fehlt Ihnen ein viertes Angebot auf derselben Grundlage, stellen Sie Ihre Anfrage mit den Raumgruppen, Flächen und Intervallen, die Sie inzwischen beisammenhaben. Über gebäudereinigung.com erreichen Sie Anbieter für Ihre Region in einem Schritt.

• Raumgruppen zuerst: Fläche, Häufigkeit, Tätigkeiten, Ausnahmen je Gruppe eintragen

• Intervalle auf Reinigungen pro Jahr umrechnen, bevor Sie Preise vergleichen

• Einheitliches Preisblatt mit denselben Spalten von allen Anbietern nachfordern

• Stunden pro Monat hinter jedem Preis sichtbar machen und nebeneinanderstellen

• Ansprechpartner, Vertretung bei Krankheit und Reaktionszeit bei Beanstandungen klären

• Begehung vor der Zusage, bei Zweifeln an den Leistungszahlen eine Probereinigung

• Geschirrservice, Verbrauchsmaterial und Glasreinigung schriftlich im Angebot festhalten