Kosten der Büroreinigung: welche Faktoren den Preis bestimmen

Das Wichtigste in Kürze

• Jeder Preis für die laufende Büroreinigung entsteht aus zwei Größen: den kalkulierten Reinigungsstunden und dem Stundenverrechnungssatz des Anbieters. Beide können Sie abfragen.

• Die Stunden ergeben sich aus Leistungsverzeichnis, Raum- und Flächenverzeichnis, geschätzter Flächenleistung und Turnus. Ohne Objektbesichtigung bleibt jede Zahl eine Näherung.

• Der Stundenverrechnungssatz deckt Löhne, Sozialabgaben, Berufskleidung, Geräte, Material, Objektbetreuung, Verwaltung und einen Gewinnanteil ab, die Mehrwertsteuer kommt obenauf.

• Der Tariflohn der Lohngruppe 1 liegt ab dem 1. Januar 2025 bei 14,25 Euro und ab dem 1. Januar 2026 bei 15,00 Euro je Stunde. Er ist die Untergrenze jeder Kalkulation.

• Häufigkeit und Leistungsumfang bewegen die Jahreskosten stark: In belegten Beispielrechnungen liegen die Varianten eines Objekts 25 bis 51 Prozent auseinander.

Woraus ein Preis für die Büroreinigung entsteht: Stunden und Stundenverrechnungssatz

Der Preis entsteht aus zwei Größen: den Reinigungsstunden, die ein Anbieter für Ihr Objekt kalkuliert, und seinem Stundenverrechnungssatz. Die Stunden ergeben sich aus Flächen, Tätigkeiten und Häufigkeit, der Satz aus den Kosten des Betriebs. Stunden mal Satz ergibt den Gesamtpreis. Alles andere ist nur die Art, wie dieser Betrag im Angebot ausgewiesen wird.

Grundlage sind zwei Unterlagen aus Ihrem Haus. Das Leistungsverzeichnis hält je Raumgruppe fest, welche Arbeiten in welchem Turnus anfallen, also Büros, Flure, WC und die Nebentätigkeiten. Das Raum- und Flächenverzeichnis listet die Flächen der Räume, oft ergänzt um den Bodenreinigungsturnus und die Belagsart wie Teppich oder Fliesen.

Daraus wird gerechnet:

• 1. Der Anbieter schätzt nach einer Besichtigung Ihres Objekts die Flächenleistung je Raumgruppe, also die Quadratmeter pro Stunde.

• 2. Flächenleistung und Turnus ergeben die Stunden pro Monat und pro Jahr.

• 3. Der Betrieb kalkuliert seinen Stundenverrechnungssatz aus Lohn, Lohnnebenkosten, Geräten, Material und weiteren auftrags- und unternehmensbezogenen Kosten.

• 4. Jahresstunden mal Stundenverrechnungssatz ergibt den Jahrespreis, geteilt durch zwölf den Monatspreis.

Ohne Begehung fehlt der erste der beiden Faktoren. Ausstattung, Bodenbeläge und Raumzuschnitt verändern den Zeitbedarf vor Ort, eine vorab genannte Zahl bleibt deshalb eine Näherung.

Wie viele Quadratmeter pro Stunde realistisch sind, vertieft der Artikel „Flächenleistung berechnen: Wie viele Quadratmeter pro Stunde in der Büroreinigung realistisch sind“. Den Aufbau Ihrer Unterlage erklärt der Artikel „Leistungsverzeichnis Büroreinigung selbst erstellen: Aufbau, Intervalle, vergleichbare Angebote“.

Was im Stundenverrechnungssatz steckt und wie Sie ihn abfragen

Der Stundenverrechnungssatz enthält sämtliche Kostenarten des Dienstleisters samt Gewinnanteil, ohne Mehrwertsteuer. Dazu zählen Personalkosten mit Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung, die Objektbetreuung, Personalnebenkosten wie Berufskleidung und Weiterbildung, die Verwaltung des Betriebs sowie Geräte und Reinigungsmittel. Er ist damit etwas anderes als der Stundenlohn der Reinigungskraft.

Diese Posten stecken darin:

• Löhne der eingesetzten Beschäftigten einschließlich Objektbetreuung

• Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und zu Sozialleistungen

• Personalnebenkosten wie Berufskleidung und Weiterbildung

• Geräte, Maschinen und Reinigungsmittel für das Objekt

• Verwaltungskosten für Personalwesen, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Sicherheitsfachkraft und Arbeitsmediziner

• Gewinn- und Risikoanteil des Betriebs

Das Gewicht der Personalkosten ist groß. Eine ältere Untersuchung für Deutschland beziffert den Anteil des Personalaufwands im Jahr 2003 auf 64 Prozent vom Umsatz der gewerblichen Reinigungsdienstleister. Der Wert stammt aus einer Studie dieses Erhebungsjahrs und ist keine Aussage über den heutigen Markt, zeigt aber die Richtung: Lohnbewegungen schlagen stärker durch als Materialpreise.

Für die Abfrage bei Bietern gibt es fertige Vordrucke. Der Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks stellt Auftraggebern Blanko-Formulare mit allen notwendigen Positionen zur Verfügung, die dem Aufbau der Kalkulation entsprechen.

Übernehmen Sie keine Musterzahlen aus Lehrmaterial in Ihre eigene Anfrage. Dort wird die Berechnung an einem Musterbetrieb erläutert; betriebliche Kennziffern wie Krankenstand und Materialverbrauch weichen je Anbieter ab, und die zusammenfassenden Satz-Übersichten sind ausdrücklich nicht für die Abfrage in einer Ausschreibung gedacht.

Der Tariflohn als Untergrenze jeder Kalkulation

Der Lohntarifvertrag für das Gebäudereiniger-Handwerk setzt die Untergrenze. In der Lohngruppe 1, der Innen- und Unterhaltsreinigung, gelten ab dem 1. Januar 2025 14,25 Euro je Stunde und ab dem 1. Januar 2026 15,00 Euro. Diese Sätze sind zugleich Mindestlöhne nach dem Tarifvertrag Mindestlohn vom 15. November 2024.

Liegt ein Angebot rechnerisch unter dieser Lohnuntergrenze, fragen Sie nach, mit welchem Stundenansatz und welcher Tarifstufe kalkuliert wurde.

Rechnen Sie die Tarifstufe in Ihr Budget ein. Der Schritt von 14,25 Euro auf 15,00 Euro je Stunde wirkt auf jede kalkulierte Reinigungsstunde Ihres Objekts, und zwar bevor Sozialabgaben und Verwaltung darauf gerechnet werden. Lassen Sie sich deshalb sagen, mit welcher Tarifstufe ein Angebot rechnet.

Der tarifliche Monatslohn ist nicht Ihr Monatspreis. Er betrifft das Verhältnis zwischen Betrieb und Beschäftigten. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Urlaubsgeld und Erschwerniszuschläge sind gesondert zu vergüten und in der Lohnabrechnung auszuweisen.

Auch die Beschäftigungsform bewegt den Satz: Bei geringfügig Beschäftigten trägt der Arbeitgeber allein die pauschalen Beiträge zu Kranken- und Rentenversicherung, bei voll sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten fallen die regulären Arbeitgeberanteile an. Kalkulationsbeispiele der Branche rechnen beide Varianten, jeweils am Beispiel eines Bundeslandes.

Wenn ein Angebot deutlich unter den anderen liegt, hilft der Artikel „Lohndumping in der Büroreinigung: Dumpingangebote erkennen“ weiter.

Quadratmeterpreis, Pauschale, Einzelabrechnung: wie der Preis am Ende ausgewiesen wird

Die Unterhaltsreinigung wird üblicherweise pauschaliert abgerechnet: Bodenflächen nach Flächenmaß, bei Bedarf getrennt nach Bauart und Beschaffenheit. Ausstattungs- und Einrichtungsgegenstände werden dabei nicht gesondert berechnet; ihre Reinigung ist über den pauschalierten Preis abgegolten, sofern sie in der Leistungsbeschreibung steht.

Viele Auftraggeber fordern in den Ausschreibungsbedingungen einen Quadratmeterpreis. Dahinter steht oft die Annahme, der Gebäudereiniger rechne mit einem Standardpreis je Quadratmeter Bodenfläche, weshalb überstellte Flächen abzuziehen seien. Dann bliebe allerdings offen, wie Schreibtischflächen, Ablagen oder Sanitärobjekte in den Preis kommen.

Der Quadratmeterpreis ist das Ergebnis der Kalkulation, nicht ihr Ausgangspunkt. Er entsteht, wenn der aus Stunden und Satz errechnete Gesamtpreis auf die Fläche umgelegt wird.

Von der Pauschalierung zu unterscheiden ist die Abrechnung nach Einzelermittlung, wie sie etwa bei der Baureinigung üblich ist. Dort werden Boden-, Wand- und Deckenflächen nach Flächenmaß erfasst, Fenster und Trennwände nach Fläche oder Stückzahl, jeweils getrennt nach Bauart und Maßen.

Für Ihr Budget heißt das: Lassen Sie sich neben dem Monatspreis die eingeplanten Stunden nennen. Wie Sie die Angebote dann nebeneinanderlegen, zeigt der Artikel „Angebote für die Büroreinigung vergleichen: worauf Auftraggeber Zeile für Zeile achten“.

Reinigungsintervalle: wie Häufigkeit und Reinigungstage die Jahreskosten bewegen

Die Häufigkeit wirkt direkt auf die Jahresstunden und damit auf den Preis. Ein Muster-Preisblatt für die Unterhaltsreinigung rechnet je Raumgruppe mit Reinigungstagen im Jahr: fünfmal wöchentlich ergibt 250 Tage. Jede Raumgruppe kann dabei ihren eigenen Turnus tragen.

Üblich ist eine Staffelung: Sanitärräume und Teeküchen häufiger, Sitzungsräume und Archive seltener, Flure und Treppen dazwischen. Diese Staffelung legen Sie fest, nicht der Anbieter.

Wie stark das durchschlägt, zeigt eine Beispielrechnung aus den Leistungskennziffern des Gebäudereiniger-Handwerks. Ein Verwaltungsobjekt mit 23.700 Quadratmetern und 796 Räumen kommt auf eine Gesamtjahresfläche von 2.085.000 Quadratmetern. In der ersten Variante fallen 11.400 Stunden pro Jahr an, in der zweiten 14.200 Stunden, also 2.800 Stunden oder 25 Prozent mehr.

Mit einem fiktiven Stundenverrechnungssatz von 17,85 Euro ergeben 11.400 Stunden 203.490 Euro im Jahr, 14.200 Stunden ergeben 253.470 Euro. Die Differenz von 49.980 Euro geteilt durch zwölf Monate ergibt rund 4.165 Euro pro Monat. Der Satz ist ein Rechenwert aus dem Beispiel und kein Marktpreis.

Bevor Sie anfragen, entscheiden Sie deshalb den Turnus je Raumgruppe. Eine Reduzierung der Bodenreinigung in Büros von fünf auf drei Tage verändert die Summe spürbar, eine Reduzierung im Sanitärbereich verändert vor allem die Beschwerdelage.

Ausstattung im Raum: Waschbecken, Küchenzeile, Technik

Ausstattung verändert die Leistungszahlen genauso wie die Häufigkeit. Ein Waschbecken im Büro bedeutet pro Raum zusätzliche Handgriffe: Becken, Armatur, Spiegel, Spender, Abfall. Bei 796 Räumen summiert sich das über das Jahr zu Stunden, die im Preis landen.

Dasselbe gilt für Küchenzeilen in Teeküchen, offene Ablagen, Glastrennwände und Technikflächen an Arbeitsplätzen.

Geben Sie diese Merkmale vorab an, auch wenn Ihr Flächenverzeichnis nur Quadratmeter kennt. Ein Anbieter, der von leeren Büros ausgeht, kalkuliert zu knapp, und die Differenz taucht später als Streit über den Leistungsumfang auf.

Derselbe Raum, zwei Preise: der vereinbarte Leistungsumfang entscheidet

Gleiche Fläche, gleicher Turnus, zwei Leistungsumfänge: Das führt zu deutlich verschiedenen Jahreskosten. Entscheidend ist, welche Tätigkeiten Sie je Raumgruppe festlegen, etwa ob Schreibtischflächen nur freigeräumt abgewischt oder Fensterbänke und Heizkörper wöchentlich mitgenommen werden.

In einer Beispielrechnung für ein Verwaltungsgebäude mit 8.500 Quadratmetern Bürofläche in 450 Büros, einmal wöchentlich gereinigt, liegt die Jahresreinigungsfläche bei 442.000 Quadratmetern. Die erste Leistungsvariante kommt auf 2.402 Stunden pro Jahr, die zweite auf 3.623 Stunden. Das sind 1.221 Stunden oder 51 Prozent mehr.

Mit dem fiktiven Satz von 17,85 Euro ergibt die erste Variante 42.879 Euro im Jahr, die zweite 64.670 Euro. Die Differenz beträgt 21.791 Euro.

Im selben Objekt werden 470 Quadratmeter WC-Fläche in 61 Räumen fünfmal wöchentlich gereinigt, Jahresreinigungsfläche 117.970 Quadratmeter. Die beiden Varianten liegen bei 2.313 und 3.371 Stunden, also 1.057 Stunden oder 46 Prozent auseinander, und bei 41.290 gegenüber 60.165 Euro im Jahr.

Bemerkenswert ist das Verhältnis: 470 Quadratmeter Sanitärfläche verursachen in diesem Beispiel fast so viele Stunden wie 8.500 Quadratmeter Bürofläche. Fläche allein sagt wenig über den Preis.

Für Sie folgt daraus eine klare Aufgabe: Je genauer Sie Tätigkeiten und Häufigkeiten je Raumgruppe festlegen, desto realistischer wird der Preis und desto weniger müssen Sie später über Nachträge diskutieren. Allgemein gehaltene Richtwerte helfen weder bei der Budgetschätzung noch bei der Bewertung von Angeboten.

Reinigung im Gebäudebudget: Orientierungsgrößen und ihre Grenzen

Für die Budgetrunde hilft die Einordnung in die Betriebskosten. In Gebäuden für Büro und Verwaltung machen die Reinigungskosten rund 26 Prozent der Betriebskosten aus, im Handel rund 27 Prozent, in Gebäuden für Unterricht, Bildung und Forschung rund 21 Prozent. Die Betriebskosten selbst entsprechen rund 15 bis 18 Prozent der Gesamtkosten eines Büro- und Verwaltungsgebäudes.

Eine Studie zu kommunalen Gebäuden in Bayern aus dem Jahr 2005 kommt über Verwaltungsgebäude, Kindergärten und Schulen hinweg sogar auf rund 50 Prozent und damit auf den größten Block der Betriebskosten. Die Nutzungsart entscheidet, ob eine solche Zahl auf Ihr Haus übertragbar ist.

Kennzahlen je Quadratmeter gibt es, sie sind aber älter. Ein Kennzahlenpool für Büronebenkosten in Deutschland weist für 2017 Reinigungsvollkosten nach DIN 18960 von 0,37 Euro je Quadratmeter und Monat in klimatisierten und 0,30 Euro in unklimatisierten Bürogebäuden aus.

Dieselbe Erhebung berichtet zwei Befunde, die für Ihre Schätzung nützlich sind: Gebäudegröße und Geschosszahl verändern die Reinigungskosten kaum, der Standort dagegen schon, mit einer Differenz von bis zu 10 Prozent zwischen Frankfurt und München bei klimatisierten Gebäuden.

Hier endet die Belegbarkeit. Aktuelle Marktpreisspannen in Euro je Quadratmeter für die Büro-Unterhaltsreinigung liegen als geprüfte Zahl nicht vor, und jede genannte Spanne wäre eine Behauptung. Diese Kennzahlen ordnen die Größenordnung im Gebäudebudget ein, ersetzen aber keine Budgetschätzung für Ihr Objekt; dafür brauchen Sie Angebote auf Basis Ihrer eigenen Unterlagen.

Vor der Anfrage: welche Angaben Ihre Budgetzahl belastbar machen

Je vollständiger Ihre Angaben, desto enger die Preisspanne der Angebote. Anbieter kalkulieren aus Flächen, Raumgruppen, Tätigkeiten und Turnus. Fehlt eine dieser Angaben, setzt jeder Betrieb eine eigene Annahme, und die Angebote werden unvergleichbar. Das ist der häufigste Grund für große Preisunterschiede bei gleichem Objekt.

Diese Angaben sollten im Haus feststehen, bevor Sie anfragen:

• Raum- und Flächenverzeichnis mit Quadratmetern je Raum und Bodenbelagsart

• Raumgruppen: Büros, Sitzungsräume, Teeküchen, Sanitär, Flure, Treppen, Aufzüge

• gewünschter Turnus je Raumgruppe, umgerechnet auf Reinigungstage im Jahr

• Tätigkeiten je Raumgruppe, einschließlich der Nebentätigkeiten

• Ausstattung, die Zeit kostet: Waschbecken in Büros, Küchenzeilen, Glastrennwände

• Zugangszeiten, Schließregelung und Anzahl der Arbeitsplätze

• Zuständigkeit für Verbrauchsmaterial wie Seife, Papier und Müllbeutel

• Termin für die Objektbesichtigung und ein fester Ansprechpartner auf beiden Seiten

Fordern Sie im Angebot die Stunden pro Jahr und den Stundenverrechnungssatz getrennt an. Mit diesen beiden Zahlen können Sie jeden Monatspreis nachrechnen und ihn intern gegenüber Geschäftsführung oder Einkauf begründen.

Eine Schätzung ohne Begehung bleibt eine Näherung, und das ist in Ordnung, solange Sie es so benennen. Setzen Sie für die Budgetrunde lieber die obere Variante an und geben Sie die Faktoren dazu, die sie bewegen: Tarifstufe zum Jahreswechsel, Turnus, Leistungsumfang.

Wenn Ihre Unterlagen stehen, holen Sie mehrere Angebote auf derselben Grundlage ein. Den gesamten Weg von der Leistungsbeschreibung bis zur Auswahl beschreibt der Artikel „Büroreinigung beauftragen: Leistungen, Ablauf und Auswahl des Dienstleisters“.