Büroreinigung beauftragen: Leistungen, Ablauf und Auswahl des Dienstleisters

Das Wichtigste in Kürze

• Büroreinigung meint im Alltag die Unterhaltsreinigung: wiederkehrende Arbeiten nach festgelegtem Plan, werktäglich oder wöchentlich. Die Grundreinigung ist eine eigene Leistungsart mit eigenem Anlass.

• Bevor Sie anfragen, halten Sie Räume, Flächen, Intervalle und die Zuständigkeit für Verbrauchsmaterial schriftlich fest. Daraus wird das Leistungsverzeichnis, ohne das Angebote nicht vergleichbar sind.

• Ein seriöser Anbieter besichtigt das Objekt, bevor er einen Preis nennt: Er erfragt Ihre Wünsche, prüft die Gegebenheiten vor Ort und erfasst Vorschäden.

• Die Auswahl entscheidet sich an Ansprechpartner, Vertretungsregelung und Übergabe, nicht am niedrigsten Monatsbetrag.

• Nach der Entscheidung für einen Anbieter verhandeln Sie den Vertrag und planen parallel die Übergabe; den übrigen Anbietern sagen Sie ab, sobald der Vertrag steht.

Was zur Büroreinigung gehört: Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Sonderleistungen

Büroreinigung meint im Alltag die Unterhaltsreinigung: wiederkehrende Arbeiten nach festgelegtem Plan, werktäglich oder wöchentlich. Die Grundreinigung ist davon getrennt, mit eigenem Anlass und eigenem Ergebnisziel. Sie steckt nicht automatisch im Monatspreis. Wer diese Trennung kennt, erkennt sofort, was ein Angebot abdeckt und was nicht.

Zur laufenden Reinigung zählt fachlich das, was sich ständig wiederholt: Verschmutzungen auf Mobiliar und Sanitärgegenständen entfernen, Abfall an den Arbeitsplätzen und in den Teeküchen leeren und zur Sammelstelle bringen, Bodenbeläge pflegen. Die Tätigkeiten kehren in festgelegten Zeitabständen wieder.

Die Grundreinigung setzt woanders an. Sie entfernt haftende Verschmutzungen und abgenutzte Pflegefilme, also Rückstände, die das Aussehen der Oberfläche beeinträchtigen, und wird in größeren Zeitabständen ausgeführt. Ihren Zeitpunkt können Sie vertraglich vereinbaren oder sie als Sonderreinigung festlegen, wenn der Bedarf da ist. Diese Abgrenzung der Leistungsarten stammt aus dem RAL-Vergabehandbuch für Verwaltungs- und Bürogebäude.

Sonderleistungen kommen anlassbezogen dazu, etwa zusätzliche Reinigungsarbeiten nach baulichen Instandsetzungen oder Renovierungen im Haus. Sie werden gesondert beauftragt und gesondert vergütet, weil die laufende Reinigung diesen Mehraufwand nicht auffangen kann.

Für Ihre Anfrage heißt das: Buchen Sie die laufende Reinigung als Dauerleistung und halten Sie alles andere als Einzelposition daneben fest.

Begriffe, die in Angeboten immer wieder auftauchen

Sie müssen kein Reinigungsfachmann werden, um sauber zu vergeben. Es reicht, die Begriffe zu kennen, die in fast jedem Angebot stehen. Die folgenden tauchen praktisch immer auf.

Wenn ein Anbieter einen dieser Punkte in seinem Angebot nicht ausfüllt, fehlt er später auch in der Ausführung.

• Unterhaltsreinigung: die wiederkehrende laufende Reinigung, meist werktäglich oder wöchentlich.

• Grundreinigung: die Intensivreinigung in größeren Zeitabständen, getrennt beauftragt oder vertraglich terminiert.

• Sonderreinigung: alles mit eigenem Anlass, etwa zusätzliche Arbeiten nach einer Instandsetzung.

• Leistungsverzeichnis: das Dokument, das Räume, Flächen, Intervalle und Einzelleistungen auflistet und allen Anbietern als gemeinsame Grundlage dient.

• Leistungsbeschreibung und Reinigungsplan: die schriftliche Grundlage, nach der die laufende Reinigung im Objekt ausgeführt wird.

• Intervall oder Frequenz: wie oft eine Fläche an der Reihe ist, zum Beispiel täglich, zweimal wöchentlich, monatlich.

• Aufmaß: die Erfassung der zu reinigenden Flächen, getrennt nach Raumart und Bodenbelag.

• Verbrauchsmaterial: Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier, Müllbeutel.

• Objektleitung: Ihr fester Ansprechpartner beim Dienstleister, zuständig für Einweisung, Kontrolle und Vertretung.

Leistungsumfang bestimmen: Räume, Flächen, Intervalle, Verbrauchsmaterial

Bevor Sie anfragen, listen Sie Ihr Objekt nach Raumarten auf: Büros, Besprechungsräume, Flure, Sanitärräume, Teeküchen, Eingangsbereich. Zu jeder Zeile gehören Fläche, Bodenbelag und das gewünschte Intervall. Dazu kommt die Zuständigkeit für Verbrauchsmaterial. Diese Liste ist der Rohstoff für Ihr Leistungsverzeichnis.

Klären Sie früh eine zweite Frage: Vergeben Sie die Reinigung erstmals nach außen oder lösen Sie einen bestehenden Auftrag ab? Im zweiten Fall gehört vor Ort geprüft, ob vorhandene Maschinen und Geräte übernommen werden können. Art und Zustand werden erfasst, die Konditionen verhandeln Sie mit dem Vorgänger.

Beim Verbrauchsmaterial trennen Sie zwei Dinge, die gern verwechselt werden: das Beschaffen und das Auffüllen. Beides lässt sich unterschiedlichen Parteien zuweisen. Der Dienstleister kann auffüllen, während Sie einkaufen, oder er übernimmt beides. Steht das nicht vorher schriftlich fest, kommt es später als Nachtrag zurück.

Aus Ihrer geordneten Raumliste wird das Leistungsverzeichnis, also das Dokument, das jeder Anbieter in identischer Fassung bekommt. Es führt je Raumart Fläche, Intervall und Einzelleistung auf und ist damit das Herzstück der Vergabe. Danach wird die laufende Reinigung später ausgeführt, zusammen mit dem Reinigungsplan für das Objekt. Wie ein Leistungsverzeichnis im Detail aufgebaut ist, zeigt ein eigener Ratgeber; für die erste Anfrage genügt Ihre Liste in sauberer Form.

Notieren Sie außerdem, wann gereinigt werden darf: vor acht Uhr, nach achtzehn Uhr, am Wochenende. Zugangszeiten verändern den Aufwand spürbar.

Der Weg zur Beauftragung: die Schritte vom Bedarf bis zum ersten Reinigungstag

Die Vergabe läuft in acht Schritten ab, von der Bedarfsklärung bis zum ersten Reinigungstag. Zwei davon kosten Sie echte Arbeitszeit: das Leistungsverzeichnis und die Objektbesichtigungen. Der Rest ist Koordination. Wer die Reihenfolge einhält, muss keinen Schritt zweimal machen.

Rechnen Sie den Zeitbedarf vom gewünschten Starttermin rückwärts. Besichtigungen brauchen Termine, Angebote brauchen Bearbeitungszeit, und zwischen der Entscheidung und dem ersten Reinigungstag liegen Vertrag, Schlüsselübergabe und Einweisung des Personals.

Die Aufgabe soll möglichst selten auf Ihren Schreibtisch zurückkommen. Genau dafür lohnt sich der Aufwand am Anfang.

• Bedarf klären und Leistungsverzeichnis aufsetzen: Raumliste, Flächen, Intervalle, Zugangszeiten, Verbrauchsmaterial.

• Anfragen: mehrere Anbieter auf derselben Grundlage ansprechen.

• Besichtigen lassen: Rundgang im Objekt, Fragen beantworten, Vorschäden zeigen.

• Angebote auswerten: nebeneinanderlegen, Lücken nachfordern.

• Entscheidung für einen Anbieter treffen.

• Vertrag verhandeln und schließen, parallel dazu die Übergabe planen: Schlüssel, Zugänge, Reinigungszeiten, Ansprechpartner.

• Den übrigen Anbietern absagen, sobald der Vertrag steht.

• Erster Reinigungstag mit Einweisung vor Ort.

Anfrage und Objektbesichtigung: was vor dem Angebot passiert

Ein belastbares Angebot entsteht erst nach einem Rundgang durch Ihr Objekt. Im Reinigungsbetrieb läuft eine eingehende Anfrage nach festem Muster ab: Kundenwünsche erfragen, Objekt besichtigen, Gegebenheiten vor Ort prüfen, Vorschäden erfassen. Wer ohne Besichtigung eine Monatspauschale nennt, rät.

Anfragen erreichen Reinigungsunternehmen auf verschiedenen Wegen. Stammkunden rufen an. Bei größeren Objekten gehen Unterlagen mit Plänen und Leistungsverzeichnis an mehrere Firmen gleichzeitig. Öffentliche Träger schreiben förmlich aus. Für Ihre Vergabe genügt der zweite Weg: dieselbe Unterlage an mehrere Anbieter, mit Termin zur Besichtigung.

Die Besichtigung ist Ihr bester Prüfpunkt, lange vor dem Preis. Sie sehen, wie genau jemand hinschaut und ob er Rückfragen stellt, die Sie selbst nicht auf dem Zettel hatten.

Nehmen Sie den Termin ernst und bereiten Sie ihn mit einer kurzen Liste vor.

• Zeigen: alle Etagen und Raumarten, Sanitärräume, Teeküche, Serverraum, Lagerflächen, Putzraum mit Wasseranschluss.

• Zeigen: vorhandene Maschinen und Geräte, falls eine Übernahme in Frage kommt.

• Zeigen: vorhandene Schäden an Böden und Oberflächen, damit sie vor Vertragsbeginn dokumentiert sind.

• Notieren: welche Flächen der Anbieter von sich aus anspricht und welche er übersieht.

• Fragen: Wer ist mein Ansprechpartner, und wie ist er erreichbar?

• Fragen: Wie wird vertreten, wenn die eingesetzte Kraft krank wird oder Urlaub hat?

• Fragen: Wie oft kommt die Objektleitung zur Kontrolle, und wird das protokolliert?

• Fragen: Was ist im Monatspreis enthalten, und was wird gesondert berechnet?

Angebote einholen und vergleichbar auswerten

Angebote werden nur vergleichbar, wenn alle Anbieter dasselbe Leistungsverzeichnis bekommen: identische Raumliste, identische Intervalle, identische Angaben zu Verbrauchsmaterial und Zugangszeiten. Fragt jeder auf eigene Faust etwas anderes ab, vergleichen Sie am Ende Summen, die unterschiedliche Leistungen enthalten.

Legen Sie ein einfaches Raster an: Zeilen für Flächen, Intervalle, Verbrauchsmaterial, Ansprechpartner und Vertretung, Spalten für die Anbieter. Jede leere Zelle ist eine Nachfrage, kein Nachteil. Antworten Sie sich nicht selbst, sondern fordern Sie die Angabe schriftlich nach.

Konkrete Leistungsanforderungen und aussagefähige Beschreibungen schaffen erst die Basis für brauchbare Angebote. Ebenso wichtig ist die zweite Prüfung: Kann der Anbieter das, was er anbietet, auch tatsächlich erbringen? Ein auf dem Papier sehr gut aussehendes Angebot nützt wenig, wenn es später nicht erfüllt wird.

Für die Bewertung reicht in kleineren Vergaben ein gewichtetes Punkteschema, in größeren Häusern spricht man von Nutzwertanalyse. Die Details dazu stehen im Ratgeber zum Angebotsvergleich.

Prüfen Sie zum Schluss, ob der genannte Stundenumfang zu Ihrer Flächenliste passt. Wenn ein Angebot deutlich weniger Zeit ansetzt als die übrigen, fehlt entweder eine Fläche oder ein Intervall.

Anbieter auswählen: Ansprechpartner, Vertretung bei Krankheit, Zuverlässigkeit

Das billigste Angebot sieht auf dem Papier aus wie das teurere, bis die Reinigungskraft im Januar krank wird. Entscheidend sind drei Punkte: ein benannter Ansprechpartner mit Telefonnummer, eine beschriebene Vertretungsregelung und eine vereinbarte Kontrolle im Objekt. Alle drei gehören schriftlich ins Angebot, nicht ins Verkaufsgespräch.

Fragen Sie konkret nach, wie die Vertretung organisiert wird. Gute Antworten nennen Namen oder zumindest ein Verfahren: Wer übernimmt kurzfristig, wie wird Ihr Haus informiert, bis wann ist der Ausfall ausgeglichen. Vage Antworten an dieser Stelle sagen mehr über den Betrieb als jede Referenzliste.

Die Leute, die bei Ihnen arbeiten, sind das Gesicht ihres Unternehmens. Ihr fester Ansprechpartner sollte sie kennen und eingewiesen haben.

Sprechen Sie die Personalübernahme früh an, wenn Sie einen bestehenden Dienstleister ablösen. Reinigungsunternehmen haben Erfahrung mit solchen Übergängen, und die Möglichkeiten gehören bereits in die Anfragephase. Übernimmt die neue Firma das bisherige Personal ganz oder zum großen Teil, kann darin rechtlich ein Betriebsübergang liegen: Die Arbeitsverhältnisse gehen dann mit ihren Rechten vom bisherigen auf den neuen Dienstleister über. Das betrifft das Verhältnis der beiden Firmen und deren Beschäftigte, Sie selbst werden als Auftraggeber nicht Arbeitgeber. Klären Sie den Punkt früh mit beiden Firmen und lassen Sie ihn im Zweifel rechtlich prüfen.

Ein letzter Punkt vor der Entscheidung: Lassen Sie sich sagen, in welchen vergleichbaren Objekten der Anbieter heute arbeitet.

Entscheidung, Vertrag und Start im Objekt

Mit der Entscheidung für einen Anbieter beginnt die Vertragsphase. Verhandeln Sie den Vertrag mit der ausgewählten Firma und planen Sie parallel dazu den Übergang im Objekt, weil beides Zeit braucht. Den übrigen Anbietern sagen Sie ab, sobald der Vertrag unterschrieben ist. Abgeschlossen ist die Vergabe erst, wenn der Vertrag steht und im Objekt umgesetzt ist.

Halten Sie Auswahlentscheidung und Vertragsschluss sprachlich auseinander. Eine verbindliche Zusage an den ausgewählten Anbieter kann je nach Formulierung bereits binden, auch wenn noch kein Vertrag unterschrieben ist.

Dieser Weg beschreibt die Vergabe durch private Unternehmen. Öffentliche Auftraggeber folgen dem Vergaberecht mit eigenen Regeln, die dieser Artikel nicht behandelt.

Für den Vertrag selbst gibt es Empfehlungen der Branche. Die Vergabe-Empfehlungen des Bundesinnungsverbands raten unter anderem dazu, befristete Verträge nur im gegenseitigen Einvernehmen zu verlängern. Zur Preisminderung empfehlen sie, im Vertrag drei Punkte festzuschreiben: Sie mindern den Preis nur bei Reinigungsmängeln. Vorher bekommt die Firma eine angemessene Frist zum Nachbessern. Die Minderung bleibt auf den Wert der schlecht erledigten Arbeit begrenzt. Solche Regeln greifen, wenn Sie sie so vereinbaren.

Ebenfalls empfohlen: zusätzliche Reinigungsarbeiten gesondert zu vergüten, etwa nach baulichen Instandsetzungen oder Renovierungen. Das betrifft genau die Fälle, in denen Handwerker im Haus waren und die laufende Reinigung den Mehraufwand nicht auffangen kann.

Was im Vertrag sonst noch geregelt gehört, von Laufzeit über Kündigungsfristen bis zur Preisanpassung, behandelt die Seite zum Reinigungsvertrag. Eine rechtliche Prüfung einzelner Klauseln ersetzt das nicht.

Übergabe im Objekt: Schlüssel, Zugänge, Reinigungszeiten

Die Übergabe entscheidet darüber, wie der erste Reinigungstag läuft. Planen Sie dafür einen Termin vor Ort mit der Objektleitung und, wenn möglich, mit der eingesetzten Reinigungskraft. Alles, was dort geklärt wird, kommt später nicht als Rückfrage auf Ihren Schreibtisch.

Informieren Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen rechtzeitig vor Auftragsbeginn darüber, was gereinigt wird und was nicht. Diese Kommunikation vor dem Start empfiehlt auch die Branche, und sie erspart Ihnen die erste Beschwerdewelle über Dinge, die nie beauftragt waren.

• Schlüssel oder Transponder: Anzahl, Ausgabe, Quittung, Rückgabe bei Vertragsende.

• Alarmanlage: Code, Scharfschaltung, Ansprechpartner bei Fehlalarm.

• Reinigungszeiten: Fenster für die tägliche Reinigung, Regelung für Feiertage und Betriebsferien.

• Räume mit Sonderregel: Serverraum, Archiv, Personalakten, abgeschlossene Büros.

• Putzraum: Wasseranschluss, Lagerfläche, Stromanschluss, abschließbar.

• Meldeweg: eine Adresse oder Nummer für Mängel, ein fester Rückmeldeweg an Sie.

Nach dem Start: Qualität im Blick behalten und nachsteuern

Prüfen Sie in den ersten Wochen regelmäßig, danach in festen Abständen. Ein Rundgang mit der Objektleitung, ein kurzes Protokoll, eine Unterschrift von beiden Seiten: mehr Verwaltung braucht es für ein Büro selten. Mängel melden Sie über einen Kanal, nicht über drei Kollegen.

Wenn etwas dauerhaft nicht stimmt, suchen Sie zuerst in Ihrem eigenen Papier. Oft fehlt die Fläche im Leistungsverzeichnis, oder das Intervall war von Anfang an zu niedrig angesetzt. Beides lässt sich mit der Objektleitung anpassen, ohne gleich den Vertrag in Frage zu stellen.

Systematische Qualitätsmessung mit Stichproben und Kennzahlen lohnt sich ab größeren Objekten; dazu gibt es eine eigene Übersicht.

Das Ziel bleibt bescheiden und klar: ein Büro, über das niemand redet, und eine Nummer, die drangeht, wenn doch etwas fehlt.

Die wichtigsten Punkte für Ihre Vergabe

Unterhaltsreinigung ist die wiederkehrende Leistung nach schriftlichem Plan. Die Grundreinigung buchen Sie getrennt, mit eigenem Anlass und eigenem Ergebnisziel.

Ihr Leistungsverzeichnis mit Raumarten, Flächen, Intervallen, Zugangszeiten und der Zuständigkeit für Verbrauchsmaterial ist die Grundlage für jeden Vergleich. Ohne es bewerten Sie Summen, keine Leistungen.

Lassen Sie jeden Anbieter besichtigen und prüfen Sie dabei Ansprechpartner, Vertretung und Kontrollrhythmus. Nach der Entscheidung für einen Anbieter folgen die Vertragsverhandlung und die parallel geplante Übergabe mit Schlüsseln, Zeiten und Meldeweg; den übrigen Anbietern sagen Sie ab, sobald der Vertrag steht.

Wenn Ihr Leistungsverzeichnis steht, ist der nächste Schritt eine Anfrage an mehrere Anbieter auf derselben Grundlage. Fordern Sie Angebote an und legen Sie sie in Ihr Raster.